Эффективные коммуникации, управление своим временем: как все успевать?

Полезные ссылки

• Программа для быстрого поиска по хоткеям, ключевым словам и истории для MacOS — Alfred. Больше про Альфреда читай в статье Александра Сарычева.
• Пользователям Windows помогут две программы с частичным функционалом: Listary и Flashpaste. Есть и другие альтернативы Alfred, но на английском.
• TextExpander позволяет прописать шаблонные ответы и экономить время
• Для создания внутренней базы знаний используем Google Sites
• Действительно лучшая система управления проектами Worksection
• Продуктивный Роман #20 с Чингисом Бариновым, Co-founder Worksection
• Удобные чаты для корпоратвиной переписки — Telegram, Slack

Расшифровка подкаста

РОМАН РЫБАЛЬЧЕНКО: Меня часто спрашивают, как вы всё успеваете? Мой ответ прост: я ни**я не успеваю. Мы это вырежем или хотя бы запикаем.

РОМАН РЫБАЛЬЧЕНКО: Привет. Это спецвыпуск подкаста «ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН». И сегодня мы поговорим о боли всех менеджеров и людей креативных профессий: «Как успеть отвечать на почту, перестать рычать на людей, отвечать в соцсетях, в чатах и при этом еще находить время на общение с близкими людьми и не послать всех остальных?»

Если тебе, мой зритель, как и мне, приходит масса писем, сообщений в день — например, мне приходит 3000 писем в месяц и это только на email; это не считая чатов, социальных сетей и так далее — то этот выпуск будет 100% тебе полезен. Я расскажу, как справляюсь с такой нагрузкой. Поехали.

Приходит человек и спрашивает что-то, что уже описано на сайте, и есть 5 вариантов от самого ужасного до нормального.

Вариант 1. Пойти на сайт, скопировать, вставить, дополнить. Фу, тратим много времени.

Вариант 2. Сказать: «Смотрите на сайте». Кто не пойдет, кто-то не откроет, кто-то не разберется. Теряем человека.

Вариант 3. Пойти на сайт, найти соответствующую ссылку, скинуть ссылку. Ну, такое…

Вариант 4. Перевести на менее загруженных коллег. Уже лучше.

И вариант 5. Дать шаблонный, но быстрый ответ — вежливый, с заботой о читателе, полный.

Рассмотрим последние 3 варианта, не самых ужасных варианта.

Чтобы быстро найти ссылку, я использую такое приложение под Mac, которое называется Alfred. Я вызываю Alfred комбинацией клавиш, пишу sn и ищу ссылку по ее описанию. Туда заведены те ссылки, которые я постоянно кому-то показываю, которыми я постоянно делюсь, где уже описано на сайте какие-то типовые вопросы.

Например, как отправить вакансию в нашей рассылке, где посмотреть свежие выпуски подкаста «ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН» или где можно посмотреть вакансии нашей компании. Что еще туда можно засунуть? Ссылки на договора, техзадания, типовые документы, которые нужны вам в работе каждый день.

Бывает так, что ссылка нужна нам крайне редко, но мы знаем, где она хранится. Например, у меня лежит файл на Google Drive и я знаю, как он называется. Окей, Alfred, найди мне эту ссылку. На самом деле нет. Alfred еще не умеет работать с голосовым поиском, но Alfred умеет работать с сокращениями.

Поэтому я печатаю обычно две буквы gd, которые в моей голове это сокращение от Google Drive, их же могу напечатать в русской раскладке, это «пв», и пишу ту часть документа, которую мне надо найти. Например, gd «ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН». И он мне сразу ищет все файла на Google Drive, которые содержат слово «ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН». Круто.

Поставь видео сейчас на паузу и нажми «Подписаться на канал», если ты еще не подписан; если ты уже подписан, нажми колокольчик, чтобы не пропускать подобные классные лайфхаки, которые могут сократить массу твоего времени при работе за компьютером и добавить тебе время на приятное общение с друзьями и близкими людьми.

Точно также по комбинации ws я ищу задачи в системе управления задач Worksection, который мы используем в работе. Кстати, у нас был в гостях Чингис Баринов и он рассказывал о том, как устроена работа системы Worksection и какие фишки продуктивности ты можешь применить в своей жизни.

А еще Alfred умеет быстро гуглить, вместо того чтобы делать 2 клика — сначала на браузер, потом на адресную строку — и потом только начинать вводить запрос, поэтому с его помощью я также экономлю вот эти микросекунды на типовые задачи, с которыми я сталкиваюсь каждый день.

Также, Alfred работает только под Mac, но в описании я оставлю ссылки на альтернативные программы, которые можешь использовать ты, если у тебя Windows или ты хочешь что-то подобное на своём мобильном телефоне или другом устройстве.

Если ты такой же ленивый как я, то в какой-то момент ты захочешь вместо того, чтобы самому отвечать на очередное письмо или запрос, подключить коллег. И тут тоже есть секрет: как быстро включить коллегу в переписке?

Во-первых, можно создать общий чат, если это в Telegram, Facebook Messenger или Skype. Ты просто докидываешь в этот чат себя, коллегу и того человека, который тебя написал, и потом можешь даже поставить этот чат на mute, чтобы тебе не приходили уведомления, но это, конечно же, если ты не Control Freak, как я, — человек, который должен всё контролировать.

В почте же я добавляю коллегу в копию с помощью специальной команды «копия», которая меняет «копия» на вежливую фразу, добавляю в копию коллег, они перечитают и свяжутся. И там есть на выбор «коллег» или «коллегу», в зависимости от того, добавляю я конкретного человека или специальный ящик в G Suite, который я создал, и который будет пересылать письма нескольким сотрудникам агентства Roman.ua. Вроде и не послал, а вежливо ответил, и дальше коллеги это подхватят. Версия программы TextExpander, которая это делает, есть и под Windows, и под Mac. Все ссылки будут в описании. Рекомендую тебе на нее посмотреть.

С помощью TextExpander я сэкономил уже более 12 чистых часов своего времени на то, что не печатал повторяющиеся фразы, а печатал их короткие аналоги. Только представь: 12 часов — это практически целый световой день, который ты экономишь, если начинаешь использовать такие советы.

И это касается не только коротких шаблонов. Короткие шаблоны у меня — это, например,«спс» меняется на «спасибо» или «нзчт» меняется на «не за что». Это также касается и длинных шаблонов, которые повторяются. Например, я вбиваю «_доступ» и у меня выводится огромная длинная инструкция про то, какие доступы нам нужно выдать для работы. И там же я могу выбрать: я обращаюсь к читателю на вы или на ты.

Второй шаблон, который я использую, например, длинный, — это «_тестотказ». Мне остается впечатать имя человека и он получает вежливый отказ после того, как он выполнил тестовое задание для вакансии Roman.ua и он по каким-то причинам нам не подошел. И тут же я ему предлагаю подписаться на нашу рассылку вакансий. Таким образом я и даю человеку обратную связь, и могу его сконвертировать в подписчики нашей рассылки.

Дай угадаю, о чем ты думаешь: «Нет, ну, это всё классно, Рома, но всё равно ко мне подходят люди, к рабочему месту, задают типовые вопросы, которые мне приходится им пересказывать тысячу раз. Что делать с этим? Это съедает сильно больше времени».

Ответ на этот вопрос состоит из 2-х частей. Первая часть, сложная, — это бизнес-процессы. Вторая, простая, — это Google Sites.

Про бизнес-процессы сейчас не будем. Это отдельная тема, а вот про Google Sites расскажу подробнее. Да, да, ты не ослышался — это Google Sites.

Мы подняли базу знаний для агентства Roman.ua, как сайт на Google Sites, бесплатный, потому что мы уже платим за Google Apps всего $5 за пользователя в месяц. Это не так много за то, что мы получаем и почту, и календарь, и Google Drive, и возможность вести внутреннюю базу знаний на Google Sites. Постепенно в Google Sites мы прописываем все наши внутренние регламенты, стандарты, подходы, те вещи, которые нужно обучить новых сотрудников и которые должны соблюдать существующие сотрудники.

В Google Sites есть 2 варианта, которые существуют. Первый вариант — это сайт доступен всем в интернете. Он нам, естественно, не подошел. И второй вариант — это сайт доступен только сотрудникам компании. Он нам подошел. Но есть один минус.

Гуглоиды пока еще не реализовали внутри Google Sites различные доступы. Например, когда человек из одного отдела компании не должен видеть инструкции для другого отдела. Мы нашли вариант, как этот минус обойти. Для этого мы создаем страницу на Google Sites и в неё вставляем Google Docs. Там есть возможность проэмбедить, чтобы он выводился внутри страницы. И вот доступ к странице есть у всех, а ко внутреннему Google Docs он есть только у тех сотрудников, которым мы выдали этот доступ.

Кстати, еще один маленький совет. Если тебе нужно записать видеоинструкцию, это чаще всего быстрее, чем писать текстовую инструкцию, и при этом ты эту видеоинструкцию можешь залить на YouTube с доступом по ссылке. Ее смогут видеть только те коллеги, у которых есть доступ к этой ссылке, или те, у кого есть доступ к Google Sites. Соответственно, очень часто, вместо того чтобы писать длинную инструкцию, мы записываем коротенькие, 5-10-15 минутные видео, как делать те или иные повторяющиеся процессы в компании.

Вот такие 3 коротких лайфхака, как экономить время на коммуникации, и в канун Дня святого Валентина, как своей девушке выделить сэкономленное время и получить от этого удовольствие.

Если тебе понравилось это видео, если тебе понравились эти советы, то подпишись на YouTube, поставь колокольчик и напиши в комментариях, как ты экономишь время на коммуникации, какие инструменты и подходы используешь.
Среди всех, кто оставил комментарий мы разыграем приз, лучший Travel Adapter, который мы дарим нашим гостям и клиентам агентства. Поэтому в течение 2-х недель оставляй комментарий под выпуском на YouTube и потом мы разыграем этот приз.

Пусть твоё время не уходит на неэффективные коммуникации, трать его продуктивно и тогда твоя личная жизнь будет лучше. С Днем святого Валентина, любви и продуктивного секса.

Да, и еще, через 2 недели выйдет выпуск с Антоном Корзуном из Binotel. Это очень интересный разговор о телефонии, колл-трекинге и построении не только продуктового бизнеса, но и sales бизнеса, бизнеса с оборотом 50-60 миллионов гривен в год — это почти 2 миллиона долларов. Не пропусти, подпишись. Пока, пока.