Как правильно организовывать встречи? Как заставить календарь работать на тебя?

Полезные ссылки из подкаста

• Zoom — удобное приложение для созвонов.
• Fantastical — приложение для работы с календарем для Mac.
• Meeting Planner — сервис, который помогает совместить часовые пояса чтобы понять в какое время удобно встретиться.
• Calendly — сервис для удобного планирования встреч и мероприятий.

Расшифровка подкаста

Привет. Это специальный выпуск подкаста «Продуктивный Роман» и сегодня мы поговорим о том, как продуктивно работать с календарем и эффективно организовывать встречи? Как заставить календарь работать на тебя, а не против тебя? Когда стоит ехать на встречу, когда стоит произвести онлайн-созвон, а когда хватит переписки по имейлу? Лайфхаки и удобные приложения, которые облегчат тебе жизнь.

Поехали.

Начнем с того, что встреча не всегда действительно нужна. Мне очень часто пишут с предложениями партнерства, обсудить сотрудничество, продать мне чьи-то услуги или купить мои услуги, но не всегда нужно стремглав соглашаться на эту встречу и ее подтверждать. Почему? Нужно понимать, что человек, который предлагает встречу, готов ли он к этой встрече?

Я чаще всего спрашиваю, какой у нас план встречи, что мы планируем обсудить, потому что иногда мне предлагают встречи, в рамках которых мы будем выдумывать, как же мы можем быть друг другу полезны, и такие встречи мне не подходят.

Я слышал еще такой лайфхак — это предложить написать через пару дней. Если это действительно важный вопрос, о нем не забудут и вам напишут повторно, и тогда можно будет договориться на встречу.

Иногда, когда я нахожусь за границей, я пользуюсь таким лайфхаком, что вот я сейчас зимую на Бали, в Тайланде, в Европе, и физически не смогу организовать встречу — давайте начнем общение по имейлу. В принципе, после этого можно легко понять, действительно ли нужно встречаться и видеться или же человек просто как бы сам решил свою проблему или же сформулировал и ты понимаешь, что ты тут бесполезен, не сможешь помочь и нужно посоветовать кого-нибудь другого, например.

Также я вот по себе понял, что я достаточно плохо продаю импульсивному типу клиентов, тем, которые еще ничего не делали в интернет-маркетинге, у них нет сайта, а есть только желание создать его, желание запустить рекламу с нуля. Я понял, что я продаю им достаточно слабо, потому что им нужно обещать золотые горы, говорить, что у них всё получится, что точно всё будет выгодно и в плюс, а я чаще всего формирую реальные ожидания и говорю, что пока мы не запустили рекламу, мы не знаем, насколько хорошо она сработает конкретно для вашего бизнеса. Поэтому от таких встреч я чаще всего тоже отказываюсь. И эти клиенты, они ходят по рынку, набивают свои шишки, а потом возвращаются уже с пониманием, что им нужно, чего они могут ожидать, чего не могут ожидать, сколько это стоит, и тогда получается более продуктивно.

А как ты решаешь, нужно ли проводить встречу или нет? И если не нужно, то как отказываешь или откладываешь эту встречу? Напиши в комментариях свои подходы к откладыванию не очень важных встреч или тех встреч, которые ты считаешь не самыми критичными.

Встречи-встречи-встречи, блин, слово-паразит этого выпуска.

Учет личного и рабочего времени

Если мы начали общение по переписке и я вижу, что общение начинает как-то буксовать и мы уже десяток сообщений что-то обсуждаем, но не можем решить, то я предпочитаю сразу звонить. Есть очень классная картинка в интернете о том, что: «Да, позвони ты ему», «Да, я ему написал в мессенджер», «Ну, позвони ему все равно». На самом деле звонок очень часто решает многие проблемы. И звонок или оффлайн-встреча, вживую, они позволяют разрулить проблемы. Потому что текстовое общение, оно не передает эмоции и также оно не позволяет тут же сразу же в моменте общения уточнить у человека, что он имел в виду, понять и поменять свое предложение, поменять свои условия или предложить что-то встречно, что решило бы его проблему. Поэтому если ты видишь, что в проекте что-то идет не так, я бы не рекомендовал продолжать это обсуждать по имейлу, а я бы рекомендовал все-таки или сразу звонить, или назначать встречу. С высокой вероятностью со звонка или со встречи вы выйдете в какое-то конструктивное решение. Если же вы начнете обмениваться кучей писем, то есть шанс, что просто кто-то что-то не так прочтет и в итоге вы проблему не решите.

Кстати, я заметил, что глобально мы идем в текстовое общение вместо живого. Молодому поколению сейчас проще поставить одну звездочку водителю Uber вместо того, чтобы объяснить, что им не нравится, да, и вместо того, чтобы взаимодействовать с живым человеком. Впервые этот тренд я увидел в Сингапуре, в Гонконге, когда я путешествовал, и все люди в кафе, в ресторанах, в метро, в общественном транспорте, в такси, они просто сидят в телефонах, они перестают общаться между собой, и в итоге пропадает вот это умение в живом общении с другим человеком решить какую-то проблему. Поэтому именно те, кто будет качать свои коммуникационные навыки, кто будет качать свой эмоциональный интеллект, они будут расти в будущем, потому что чем дальше, тем больше людей хотят просто ставить оценки вверх-вниз и никак лично не общаться с другим человеком, чтобы получить максимум от той услуги или от того товара, который они покупают. И те менеджеры, те маркетологи, те владельцы компаний, которые будут уметь включать эмпатию и общаться с другими людьми, они будут на коне.

Тут мы доходим до назначения встреч. Встречи я делю на 2 типа — это онлайн-встречи, созвоны, и оффлайн, когда кто-то к кому-то приезжает или мы встречаемся на другой территории. Нужно понимать, что из самого времени, которое выделяется на встречу, еще есть 2 соседних времени — это добраться до места встречи и уехать оттуда. Поэтому я стараюсь либо группировать все такие мероприятия рядом, которые находятся географически, в рамках дня либо же стараться их назначать либо на утро, либо на вечер, чтобы я из дому ехал сразу туда или со встречи ехал сразу домой и таким образом не дробился день, да, потому что если встреча назначена, например, в обед на 13, да, выехать надо в 12, а иногда с пробками и раньше, а освободишься в 14, пока доехал в офис уже 15, и соответственно полдня просто вылетает в трубу.

Если мы в разных городах, то я предлагаю всегда онлайн-созвон. Первый инструмент, к которому все привыкли, это Skype. Но у меня как-то вот практически нет ни одного раза, когда Skype с обоих сторон правильно работал, т.е. это всегда первые пару минут, там, у кого-то не подтянулся микрофон, у кого-то не слышно, надо перенабрать еще раз, кто-то не подключился к звонку. Поэтому не могу сказать, что это очень стабильный инструмент. Он привычен всем, но качество связи и стабильность по-прежнему еще страдает. И поэтому мы всех перетягиваем на инструмент Zoom. Это очень удобное приложение для созвонов. Оно есть на Android, на iOS, на Mac, на Windows, которое поддерживает такой формат, как комнаты, да, т.е. у нас есть, например, каждодневный созвон, Daily Scrum Meeting, который занимает от 10 до 20 минут, где вся команда рассказывает по очереди, что было сделано за прошлый день, что планируют на сегодня ребята делать и что мешает им в работе. И соответственно мы этот созвон, Daily Scrum, проводим в Zoom, потому что у нас часть ребят работают удаленно постоянно и часть временно, или я могу стоять в пробке и ехать в этот момент в офис. Соответственно, у каждого члена команды есть ссылка, по которой он заходит в 10 утра по киевскому времени, я тоже захожу по этой ссылке, создается комната, в этой комнате находятся 10 человек и мы обсуждаем конкретный вопрос, после которого я закрываю эту комнату и больше к ней подключиться нельзя. Точно также в Zoom работает ссылка на свою конкретную комнату, т.е. если мне надо пригласить другого человека на созвон, я ему даю ссылку, он скачивает приложение, и он заходит, и если мы одновременно находимся в этой комнате, то мы можем пообщаться, поэтому не надо… вот нет этого процесса звонить, — «Я вам звонил — вы не подняли трубку», — просто вот на какое-то время оба заходят по ссылке и могут общаться. Плюс могут туда же зайти коллеги или люди из других регионов.

Также через Zoom можно проводить вебинары до 10 тысяч зрителей, плюс там есть возможность «поднять руку», отключить кому-то микрофон, расшаривать экран, провести запись этой всей встречи, запись чата, запись голоса, запись экрана, можно записывать как на свой компьютер, так и в облако, чтобы потом максимально быстро это всё выгрузить и поделиться с теми, кто не смог присутствовать на встрече. И работает это очень стабильно, т.е. мы его используем каждое утро, что с мобильного, что с компьютера хорошее качество звука. Поэтому мы всем клиентам советуем: «Давайте созваниваться в Zoom», вместо того чтобы использовать не такой стабильный Skype.

Если вернуться к Daily Scrum Meeting, то он занесен у меня в календарь как повторяющееся событие на каждый рабочий день в 10 утра. Соответственно, если я нахожусь за границей, я вижу по часовому поясу той страны, где я нахожусь, в какое время будет Daily Scrum. Кроме того в это повторяющееся мероприятие добавлен гость. Гостем является комната — переговорная. Потому что мои коллеги часто пользуются в этот момент переговоркой и мы не хотим, чтобы кто-то ее использовал, а мы делим офис с другой компанией. Соответственно, мы завели в Google Suite такую штуку, как переговорная комната. Мы завели обе переговорки и потом мы просто создавая новое событие, приглашаем эту переговорную комнату, и соответственно никто больше не может на это же время назначить там встречу. И это убрало все вопросы, свободна ли переговорка, нужно ли она кому-то и так далее. Просто все ребята получили доступ к календарю переговорной комнаты и просто назначают там встречи, не уточняя, можно ли это делать или нельзя, просто сама система контролирует, чтобы на одно и тоже время не было 2-х встреч, и показывает, что это время уже в переговорке занято. Естественно, все мои коллеги видят, занята переговорка в данный момент или нет, свободна ли она. Также у них есть доступ к общему календарю Roman.ua агентства. Туда мы добавляем все государственные праздники, работу вне офиса, там, когда кто-то приболел или работает удаленно, все отпуска и так далее. И когда ты добавляешь это событие в общий календарь Roman.ua, то это дублируется еще в наш корпоративный мессенджер Slack. Соответственно, мы все видим, что добавилось новое мероприятие с такого-то по такое-то число, кого-то, например, не будет в офисе.

Коллегам я дал доступ к своему календарю. Они видят бинарно, занято у меня конкретное время или свободно, можно ли назначать встречу со мной на это время, со мной, с клиентами и со мной. А жене моей, Оле, я дал полный доступ к своему календарю. Поэтому когда друзья зовут нас в гости, она легко может посмотреть, есть ли у меня мероприятие на это время, точно так же я ее, и быстро утвердить время без опять же вот этой коммуникации: «А можешь ли ты во столько такого-то числа? А если не можешь, то когда можешь?» и так далее. То есть это экономит массу времени и делает всё это максимально прозрачным и простым.

Я заметил, что мало кто, добавляя мероприятие в свой календарь, мало кто сразу приглашает людей, которые на это мероприятие планируются, что они пойдут, приглашая их по имейлу. Я стараюсь всегда это делать. Почему? Потому что, во-первых, там есть возможность ответить, будешь ты, «да», «возможно» или «нет», во-вторых, если какие-то изменения происходят, людям, которые участвуют в этой встрече, придет имейл-уведомление. В третьих я обычно всегда там прописываю, где проходит встреча, конкретный адрес, и в описании какие-то дополнительные детали — как найти офис, какие контакты для связи. И соответственно, если человек пользуется календарем активно, он приезжает… открывает календарь перед тем, как выехать на встречу, видит, куда надо ехать, приезжая, открывает и видит в описании контакты, кого нужно набрать, чтобы его встретили. И опять же экономится масса времени. Если мероприятие отменяется, мне достаточно его с мобильного телефона отменить на ходу и сразу письма отправляются всем участникам этого мероприятия. Если меня не будет, точно так же поменять ответ «да», на ответ «нет», и всем приходит уведомление.

Я даже часто в описании пишу план встречи или вопросы для встречи, чтобы когда она начинается, ты в календаре открыл и сразу увидел, о чем вы договорились говорить в это время.

На своем Mac я использую для работы с календарем приложение Fantastical. Все ссылки, как обычно, будут в описании. Оно очень удобное тем, что можно быстро добавить новое мероприятие, т.е. я пишу текстом дату, время, а оно разносит это по соответствующим полям, со скольки до скольки, где и какое мероприятие произойдет и кого стоит пригласить. Плюс, у меня есть доступ к порядка 20 календарям — это мой, жены, это общие календари, это календари переговорок, это календари даже контент-планов, которые мы делаем для клиентов, — в какие дни какие рассылки уходят, — и соответственно мне не надо чаще всего одновременно смотреть на все эти 20 календарей. Просто там будет каша и много шума. И в Fantastical у меня есть переключалки, т.е. я смотрю там в 3-х видах — у меня включены не все календари, а часть из них.

Также у них есть удобные переключалки между часовыми поясами. Мы работаем с клиентами по всему миру, от Австралии до США, и соответственно когда я либо добавляю мероприятие, либо смотрю на, когда я могу, по времени конкретного часового пояса, я переключаю эти часовые пояса. И Meeting Planner специальный, чтобы совместить часовые пояса рабочие двух людей и предложить, в какое время удобно встретиться. Я оставлю тоже ссылку в комментариях. Если ты работаешь с кем-то в другой часовой зоне — это очень удобный сервис, который позволяет быстрее предложить время конкретной встречи.

Если мы говорим о предложении времени конкретной встречи, то еще один сервис, который я просто не могу не упомянуть, это Calendly. Я его использую для того, чтобы назначать встречи со мной по консалтингу или, например, по собеседованию. Что он делает? Я даю доступ к своему календарю — он видит, какое время у меня занято. И плюс в нем гибкими правилами настраиваю, какие тайм-слоты я готов выдать. Например, условно, я готов встречаться только во вторник и в четверг, время встречи — час, мне нужно полчаса с одной стороны, полчаса с другой на подготовку и если встреча, например, затянется. И соответственно человек просто видит, в какие дни на какое конкретное время он может записаться. И он записывается, там выбор из нескольких. Плюс я настраиваю правила, например, что нельзя назначить встречу с сегодня на сегодня, можно назначить минимум через сутки. И использую это постоянно, когда я провожу собеседование, когда провожу консалтинг по Skype или оффлайн. В том числе я даже использовал его, когда проводил корпоративные тренинги. Я давал ссылку и говорил: «Ребята, вот наложенное на мой календарь», они сам календарь не видят, «но вот какие дни точно нет, вы хотите обычно вторник-среда-четверг в такое время, вот вам какие есть дни и варианты по времени, записывайтесь, придет вам уведомление, придет мне уведомление», и мне остается только подтвердить, что да, я иду. Плюс людям приходит инструкции — как найти локацию, как подъехать, что надо… какие доступы нужно выдать. И приходит напоминание, да, не все люди ведут свой календарь, поэтому за сутки приходит напоминание, что у вас завтра встреча, не забудьте о ней.

Чтобы я не забыл о какой-то встрече, кроме того, что я в течение дня заглядываю в календарь, мне еще каждый день от Google приходит специальный дайжест в 5 утра, какие у меня встречи назначены на сегодняшний день, плюс, например, что кого-то из коллег не будет в офисе, у кого-то отпуск, и всё это приходит одним письмом в 5 утра. Я просыпаюсь утром, открываю это письмо и понимаю свой план на день.

Вот такие лайфхаки работы с календарем и организации встреч. Напиши в комментариях, какие вещи были полезны и что используешь ты. Возможно, какие-то подходы я не использую, а ты мог бы мне их подсказать и поделиться. Напиши в комментариях на YouTube, я с удовольствием почитаю, отвечу и будем назначать встречи еще более качественно.

Если эти советы были полезны, нажми лайк, напиши комментарий под видео, подпишись на канал, если ты это еще не сделал. Нажми колокольчик, чтобы получать уведомления о новых видео. Это поможет нам в продвижении канала на YouTube и мы будем делать еще больше качественных видео. И пусть твои встречи будут продуктивными и максимально эффективными.