Учет времени. Как быть организованным? | ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН #73

Благодарности спонсорам

Предложение для стартапов от SendPulse.
SendPulse — многоканальный сервис email, SMS, web push и Viber рассылок с лучшим на рынке редактором форм подписки и системой для создания цепочек триггерных писем.

Полезные ссылки из подкаста

• Toggl – приложение для учета времени
• WorkSection — это сервис для команд, который систематизирует всю информацию по проекту.
• Подкаст c Чингисом Бариновым, Co-Founder Worksection: Разработка системы управления проектами
• Timedoctor — система учета рабочего времени, которая может делать скриншот экрана.
• RescueTime — кросс-платформенный учёт времени и продуктивности

Расшифровка подкаста

[emaillocker]

Привет. Это специальный выпуск подкаста Продуктивный Роман. И сегодня я расскажу, как вести учет личного и рабочего времени. Как понять куда уходит твое время, сколько заняла задача, сколько занял проект, лайфхаками учета времени я сейчас поделюсь.

Учет личного времени

Упражнение Хронометраж

Хронометраж — это достаточно простое упражнение. Ты берешь просто листочек бумаги, просыпаешься и каждые 15 минут, по таймеру или сам, записываешь, чем ты занимался последние 15 минут. Пару раз в жизни я использовал это упражнение и оно помогло мне понять, на что реально, сколько уходит времени каждый день, т.е. кажется как будто, ну, вот здесь 2 минуты я попил кофе, вот здесь вот 2 минуты я поднял ролету в офисе, но потом, когда ты смотришь на это со стороны, и сколько заняла вот эта подготовка офиса к началу работы, ты начинаешь задумываться. В моем случае я начал часть задач просто делегировать и автоматизировать, да, потому что я понял, что я каждое утро очень много времени занимаюсь какими-то такими бытовыми вопросами. Поэтому хронометраж не очень комфортная техника. Ты не сможешь делать хронометр просто в течение, там, месяца, потому что тебе покажется, что ты тратишь очень много времени на запись, что у тебя сколько заняло. Но если ты поделаешь хронометраж хотя бы день, два, три, разово, тогда, когда тебе нужно разобраться, куда уходит твое время, уверен, ты найдешь, за счет чего ты можешь соптимизировать свое время.

Главное — делай это с самого утра от пробуждения до отхода ко сну, чтобы занять весь день, все время в дороге, все время на заказ чая, кофе в офис, на какие-то перекуры, перерывы и так далее. И тогда ты сможешь это проанализировать и выделить какие-то задачи, которыми ты не будешь заниматься. Потому что тайм-менеджмент — это не про то, чтобы успеть все сделать, это про то, чтобы иногда от чего-то отказаться и что-то перестать делать.

Техника Pomodoro

У меня не просто так в руках круглый кухонный таймер. Техника Pomodoro произошла от круглых красных таких таймеров в форме Tomato или помидора, которые ты видел на кухне.

В чем заключается суть этой техники? Ты заводишь таймер на 25 минут, перед этим ты составил список задач, которые ты будешь выполнять, и этот таймер работает, и ты работаешь четко по этим задачам. Ты не отвлекаешься на чаты, на живых людей, на звонки, на перекуры, на приготовление чая или кофе. Ты просто сидишь и работаешь над задачами. Когда таймер зазвенел, ты обязательно останавливаешься. Даже если осталось вот столечко, чуть-чуть и вот-вот я сейчас закончу эту задачу, ты обязательно останавливаешься и делаешь перерыв на 5 минут. И вот такими блоками 25 + 5 ты работаешь. Раз в 4 блока ты делаешь перерыв еще на полчаса.

Кажется, ну, вроде бы ничего сложного, но большая часть людей, которые пробовали эту технику, пришли к тому, что сделать в день хотя бы 4 или 6 «помидоров», это прям задача, которую надо тренировать, это та концентрация, которую нужно воспитывать в себе. И выясняется, что за 4-6 «помидоров» ты можешь переделать половину всего того, что ты делал обычно за целый рабочий день.

Я купил физический такой кухонный таймер в IKEA. Ты можешь слышать, наверное, сейчас, как он тикает. Это тоже достаточно хорошо меня настраивает на рабочий лад. Есть куча мобильных приложений. Есть куча приложений на компьютер. Выбираешь, используешь, пробуешь. И дополнительный бонус от этой техники, что ты начинаешь лучше понимать и оценивать, сколько займет та или иная задача или проект. Ты говоришь: «Это 4 «помидора»» или «Это 6 «помидоров»». И соответственно это, например, там, 2 часа или 3 часа.

Автоматические программы учета времени на мобильном или компьютере

На своем компьютере и мобильном я использую программу RescueTime. Все ссылки как обычно будут в описании.

Что она делает? Она автоматически учитывает, сколько времени я провел на каких сайтах и в каких приложениях. Также она группирует всю эту активность по категориям и я могу задать веса категорий. Это категория задач очень продуктивна. Эта категория задач очень контрпродуктивна. Соответственно, раз в неделю она присылает мне отчет, сколько времени я провел, работая на компьютере, сколько времени я просидел в мобильном телефоне, по каким категориям были затраты времени, на каких сайтах я был чаще всего и сколько времени на них провел, и я могу понимать свой пульс продуктивности, да, на этой неделе я поработал больше, но больше отвлекался, или на этой неделе я поработал меньше, но очень концентрированно и очень много времени работал над какими-то важными для бизнеса вещами.

В принципе бесплатной версии программы хватает. Если захочешь использовать более продвинутую версию, то она стоит от $6 в месяц — позволяет задавать цели и смотреть более детальные и глубокие отчеты.

Учета времени в дороге в хронологии от Google Карт

Она записывает, сколько времени я провел в машине, сколько времени я провел занимаясь спортом, сколько времени я проходил пешком и сколько километров все это заняло.

Соответственно, хронометраж я использую только тогда, когда мне разово нужно разобраться в каких-то вещах, я ничего не успеваю и нужно понять, куда уходит время. Раз в квартал, раз в год, раз в 2 года, в зависимости от твоей ситуации.

Автоматический учет времени, RescueTime, Google хронологию я использую всегда. «Помидоры» только если мне надо сконцентрировано поработать.

Учет рабочего времени

Было откровенно больно, мы намучились, но мы в этом очень хорошо разобрались.

Если нужно вести учет времени в проектах крупными мазками с достаточно крупными подзадачами, то подойдет и бесплатная версия таймера Toggl. Мы его использовали немного, но я знаю дизайнеров, которые его используют регулярно. Есть бесплатная версия, которой в принципе хватает, и есть платная версия от $9 за пользователя в месяц.

Если же нужна продвинутая система задач с подзадачами, проектами, разными людьми, учетом времени, то мы остановились на Worksection. В Worksection у нас заведено абсолютно все, все проекты: внутренние проекты агентства, клиентские проекты, все сотрудники, большинство подрядчиков. И, соответственно, сотрудник открывает задачу, видит, что надо сделать, и включает таймер. Отвлекся — поставил таймер на паузу. Закончил работу — остановил таймер, написал в комментариях, что было сделано.

Учет времени с помощью таймера внутри Worksection актуален абсолютно для всех проектов, как для внутренних проектов типа обучения или маркетинга агентства Roman.ua, так и для клиентских. Независимо от того, мы продали клиенту почасовку, Time and Materials, мы продали клиенту Fixed Price, когда мы делаем какой-то объем работ за фиксированную цену, или мы продали клиенту ежемесячное обслуживание, абонентку так называемую. Соответственно, все эти проекты все сотрудники ведут в Worksection и записывают, сколько времени заняла какая из задач.

Когда мы только начинали работать с Worksection с учетом времени, у нас получалось затрекать очень мало часов. Это было прям 3-4 часа в рабочий день, соответственно, 60-80 часов в месяц. Понятно, что этого мало. И мы начали разбираться, как этот показатель увеличить, — где мы не затрекиваем время, где мы пропускаем, где мы все равно делали какую-то работу, но она не пошла в счета клиента, — и как с этим дальше жить.

Комплекс действий для того, чтобы приучить людей вести учет времени

Во-первых, мы привязали бонусы. Если ты затрекиваешь в месяц меньше 60 часов, то бонус ты не получаешь совсем. До 80 — получаешь маленький процент бонуса. До 100 — получаешь больше процент бонуса. От 120 — получаешь самый максимальный процент бонуса. Почему 120? Я пообщался с руководителями других агентств и выяснилось, что 6 часов — это стандарт в отрасли, сколько в рабочий день люди действительно могут затрекать без того, чтобы они выгорали, с одной стороны, но с тем, чтобы они не пропускали, что они занимаются какими-то задачами, но забыли включить таймер. Почему 6? Потому что есть 8-часовой рабочий день плюс час обеда, итого 9 часов, из 8-часового рабочего дня часть времени уходит на перерывы, на попить чай, попить кофе, размяться, покушать, перекусить, может быть, да, кроме обеда, и на какие-то там коммуникации, которые не затрекиваются, например, ответы на имейл, проверка почты и так далее.

Слушай подкаст Продуктивный Роман c Чингисом Бариновым, Co-Founder Worksection: Разработка системы управления проектами.

Кстати, встречи с клиентами мы тоже записываем и ведем учет этому времени и оно тоже учитывается при оценке проекта.

Мы не стимулируем ребят затрекать больше 7 часов, потому что 7 часов — это либо сотрудник на следующий день просто проспит, либо это путь к выгоранию. Поэтому 6 часов в день, в среднем 120 часов в месяц, это тот показатель на который мы вышли, используя еще дополнительные хитрости и премудрости.

Кроме бонуса я устраивал корпоратив, когда вся команда достигает нового рубежа, научилась затрекивать больше, чем, например, 100 или 110 часов. Также я поднимал дневную норму, что рабочий день не считается в ставку, если ты затрекал меньше 4-х, а потом и 5-и, часов. Мы разбирались с каждым, почему не получается трекать время, почему получается, выделяли лучших, у кого лучше всех получается трекать время, и сравнивали их между собой. Мы внедрили Daily Scrum Meeting, про который я уже очень много раз рассказывал, который состоит из 4-х вопросов: что было сделано за прошлый день, что планируешь делать сегодня, какие сложности и проблемы, и сколько часов затрекано. Если постоянно вот так вот работать над вот этим всем комплексом вопросов, задач и целиться в 120 часов, к этому реально можно прийти.

На каком-то из этапов мы уперлись в 100-110 и вот 120, ну, вот, никак не получалось. И тогда мы в виде эксперимента буквально там на месяц или на два подключили такой сервис, как Time Doctor. Он позволяет тоже вести учет времени, нажимать таймер, включать, заводить проекты и небольшие крупными мазками подзадачи. Но самое главное — это то, что он делает скриншоты экрана с определенной частотой. Соответственно, потом ты садишься с сотрудником и разбираешь, где он отвлекся, где задача на самом деле заняла больше времени, а в учет времени пошло меньше, почему так произошло. И, проработав так с каждым в течение месяца или двух, мы вышли всей командой на 120 добротных затреканых часов в месяц.

И самое главное в этом всем — то, что один раз стоит каждому сотруднику понять, как затрекать в месяц 120 часов, и все, потом они это делают каждый месяц. То есть надо просто психологически приучить себя трекать время, потом это происходит на автомате. В некоторых случаях для некоторых сотрудников это было так: они приходили в 10:00 утра, уходили в 18:00. Соответственно, был рабочий день 8 часов, из которых час — перерыв на обед, и из 7 часов затрекать 6 — нереально. Мы с ними поговорили откровенно, что: «Ребята, ну, рабочий день с 10:00 до 19:00, да, и час перерыва на обед», и у них стало тоже получаться.

Поэтому такая вот функция RescueTime табелирования, — во сколько сотрудник начал работать, когда закончил, какие были перерывы, — она достаточно удобна. Стоит это от $10 на сотрудника в месяц, но это себя окупает.

Напиши в комментариях на YouTube, ведется ли учет рабочего времени в твоей компании, как вы считаете рентабельность проектов, как вы считаете, сколько заняла та или иная задача, сколько в среднем времени занимает тот или иной процесс. Если вы пробовали какие-то другие инструменты, поделись ими в комментариях. Я думаю, это будет всем полезно. И если тебе понравился этот выпуск, он был для тебя полезен, перешли его друзьям, поставь лайк, напиши комментарий, подпишись на канал. Это все нам поможет выпускать еще более крутые и полезные видео и поддержит наш канал на YouTube.

С вами был, как обычно, «Продуктивный Роман». Спасибо, что досмотрели. Спасибо, что вы с нами. И до новых встреч. Пока, пока.

[/emaillocker]