Часто, щоб розібратися у звіті web-аналітика, потрібно витрачати багато зусиль. Зрозуміти, до якого стовпця належать дані десь у 169 рядку. Визначити, цей показник високий чи низький. Після довгих досліджень не залишається сил на головне — зробити висновки та ухвалити рішення.

Ось правила, які зроблять звіти у таблицях простими для сприйняття:

Встановити правильний порядок клітинок

У першому стовпці завжди має бути інформація про те, кого чи що ми аналізуємо. Якщо перевіряємо статистику за джерелом трафіку, у першому стовпцю — джерела трафіку. Якщо в таблиці інформація щодо людей — імена людей.

Наприклад, у нас є звіт зі статистикою щодо відправників. Переносимо колонку Sender (відправник) на місце колонки А.

Як зробити?

Виділяємо колонку Sender → перетягуємо її вліво. Або виділяємо колонку → в меню натискаємо «Редагування» → «Перемістити стовпець вліво».

Закріпити колонки та стовпці

Перший рядок у документі — список характеристик. При скролі вниз перший рядок зникає з видимості. Залишаються лише дані, які важко визначити до якоїсь характеристики. Так само і з першим стовпцем, якщо гортати таблицю вправо. Бачимо дані, але незрозуміло до кого вони відносяться.

Щоб завжди мати перед очима характеристики та об’єкти звіту, потрібно закріпити верхній рядок та першу колонку.

У прикладі ми закріпимо дві колонки — Sender (ім’я відправника) і Offer (пропозиція). Якщо ми будемо гортати таблицю праворуч, ці колонки залишаться на місці. Так ми завжди будемо розуміти, до якого відправника належить інформація.

Як зробити?

У меню вибираємо «Вид» → «Закріпити» → 1 рядок та 2 стовпці.

Вирівняти цифри

Щоб легше орієнтуватися у значеннях, вирівняйте усі цифри з правого краю. Так легше візуально порівняти розміри. Зрозуміти, цифра двозначна чи тризначна.

Як зробити?

Виділяємо всі клітинки чи стовпці з цифрами → вибираємо вирівнювання по правому краю.

Відредагувати заголовки

Не варто виділяти заголовки надто яскравим кольором. Це створює візуальний шум та відволікає.

Тому зробіть заливку верхнього рядка в колір трохи темніший за колір таблиці.

Як зробити?

Виділяємо верхній рядок → натискаємо «Колір заливки» → вибираємо світло-сірий колір.

Далі вирівнюємо заголовки по тому, як вирівняний текст у колонці. Якщо колонка з цифрами — заголовок вирівнюємо по правому краю. Якщо весь стовпець вирівняний по лівому краю — заголовки зліва.

Встановити правильні формати клітинок

У таблицях є різні формати клітинок:

• текст;
• числа;
• відсоток;
• валюта;
• дата та інші.

Навіщо встановлювати формати клітинок?

1. Однаковий вид. Можна встановлювати кількість знаків після коми. Визначати, як відокремлювати сотні від тисяч: 1000, 1 000 чи 1.000. Вибрати місце для знака відсотків: %25 або 25%. Єдиний формат робить дані однаковими, візуально зрозумілими та не дає заплутатися.
2. Коректність даних. Наприклад, дата «1/4/2016». Якщо не встановити формат дати для такої клітинки, слеш (/) читатиметься як знак «поділити».
3. Правильний підрахунок. Уявіть, що вам потрібно перемножити 2 стовпці — числа та відсотки. Якщо формати встановлені неправильно, потрібно переводити відсотки 20% в число 0,2. Або у формулі множити значення на 100. І це ще простий підрахунок! А що буде із складними багатокомпонентними формулами? Там легко заплутаєшся що до чого. Встановивши правильні формати, ви не ризикуєте забути щось перекласти чи домножити. Дані рахуються правильно.

Формат чисел

Під час встановлення формату чисел потрібно звернути увагу на кількість цифр після коми.

Нікому не цікаво знати, що середня кількість продажів — 81,39847. Достатньо 81.

Як зробити?

Виділяємо колонку → натискаємо «Формат» → «Числа» → зменшуємо число знаків після коми.

Встановіть єдину межу між сотнями та тисячами.

Межу між сотнями та тисячами у різних країнах пишуть по-різному. Хтось звик використати крапку. Хтось кому. У нас прийнято розділяти пропуском. Якщо розділити дані пробілом вручну, отримати 2 різних числа в клітинці. Наприклад, 18 346 — це 18 та 346. Тому правильно прописувати межу через формат.

Як це зробити?

Виділяємо колонку → натискаємо «Формат» → «Числа» → «Інші формати» → «Інші формати чисел» → прописуємо такий формат «### ### ##0».

Формат грошей

Щоб стовпці з грошима виглядали однаково, визначте місце для значка валюти. $100 або 100$ — до або після суми. Немає значення, де стоїть знак. Головне, щоб це було однаково у всіх клітинках.

Одразу ж звертайте увагу на кількість знаків після коми та межу між сотнями та тисячами. У стандартних форматах валюти сотні та тисячі відокремлюються комою.

Як зробити?

Якщо все одно, як розділяти сотні та тисячі: Виділяємо клітинки → «Формат» → «Числа» → «Інші формати» → «Інші формати валют» → вибираємо потрібний формат. Якщо потрібно, щоб сотні та тисячі розділялися пробілом: Виділяємо клітинки → «Формат» → «Числа» → «Інші формати» → «Інші формати чисел» → прописуємо формат «### ### ##0$» або «$# ## ### ##0».

Переформатуйте решту клітинок — з відсотками та датами. Використовуємо вже знайоме меню «Формат» → «Числа».

Щоб заощадити час, використовуємо копіювання форматів. Якщо в таблиці є схожі стовпці, не варто форматувати кожен. Встановлюємо правильний формат для одного. А потім копіюємо його для решти.

Як зробити?

Натискаємо на клітинку із встановленим правильним форматом → натискаємо «Копіювання форматів» → виділяємо клітинки, на які хочемо перенести формат.

6. Виділити Total

Якщо внизу таблиці є рядок із сумою по колонках (Total), виділіть її напівжирним шрифтом.

Як зробити?

Виділяємо рядок Total → натискаємо «Напівжирний».

7. Вирівняти ширину стовпців

Щоб заголовки виглядали акуратно, потрібно зробити 3 зміни:

• використовувати перенесення за словами, щоб надто довгі назви стовпця не обрізалося, а поділялося на кілька рядків. Як зробити? Виділяємо рядок → «Формат» → «Перенесення тексту» → «Переносити за словами».
• довгі назви перевести у короткі. Наприклад, «List Name / DB size» переводимо в «DB size».
• встановити ширину стовпців подвійним кліком. Як зробити? Клікаємо 2 рази на межу між стовпцями → ширина колонки адаптується під текст.

8. Зробити однакові назви значень, доповнити таблицю

Приведіть таблицю в єдиний вигляд. Якщо є кілька однакових значень, написаних по-різному, виправте це. Наприклад, значення «Buy now» і «buy now» робимо однаковим — «Buy now».

Навіщо потрібні однакові значення:

• для фільтрів
• для зведених таблиць

Excel та Google Таблиці визначають значення різними, якщо вони написані у різному регістрі. Щоб легко структурувати або фільтрувати дані, приведіть значення у єдиний вигляд.

Далі доповніть клітинки, у яких немає значень. Наприклад, колонка прибутку (Profit) заповнена лише частково. Якщо є прибуток чи збиток. Але якщо прибутку чи збитку немає, клітинки порожні. Заповніть їх, додайте «0».

9. Використовувати умовне форматування

Якщо в таблиці є колонка з прибутком, виділіть її кольорами. Якщо є прибуток (значення більше 0) – зелений колір. Якщо прибутку немає (значення 0 або менше) – червоним.

Як зробити?

Виділяємо стовпець → натискаємо «Формат» → «Умовне форматування» → у новому вікні натискаємо «Додати правило» → прописуємо умову → вибираємо колір.

10. Якщо файл заповнює декілька людей

Коли над одним файлом працює декілька людей, відбувається плутанина. Хтось вставив неправильне значення. Хтось додав інформацію не в ту клітинку. Хтось використовує інші формати.

Щоб уникнути непорозумінь, використовуйте такі прийоми.

Перевірка даних

Припустимо, що у нас звіт web-аналітика лише за 2016 рік. Менеджер щось переплутав і захотів додати дані за 31 грудня 2015 року. Якщо налаштувати перевірку даних, таблиця попередить менеджера про помилку або заборонить прописувати такі дані.

Як зробити?

Щоб встановити обмеження за датою, виділяємо колонку Date → натискаємо «Дані» → «Перевірка даних» → у рядку «Правило» вибираємо «Дата» → «в діапазоні» → прописуємо діапазон.

Захищені діапазони

У таблиці можуть бути колонки, які заповнюєте тільки ви. Наприклад, тільки у вас є інформація про кількість продажу та прибутку. Захистіть стовпці і лише ви зможете додавати до них значення.

Як зробити?

Вибираємо «Дані» → «Захищені аркуші та діапазони» → виділяємо колонки для захисту → вписуємо людей, які можуть редагувати колонки.

Клітинки, які можна заповнювати

У таблиці, крім захищених стовпців, є колонки з формулами. І ті, й інші не можна заповнювати іншим користувачам.

Щоб не виникало плутанини, виділіть жовтим кольором колонки, які заповнює менеджер. Або навпаки — червоним кольором позначте ті колонки, які не можна заповнювати. Головне у такому разі не забути обговорити правила з іншими користувачами.

11. Зведені таблиці

Дані заповнені правильно, візуально зрозуміло. Останній етап підготовки хорошого звіту — структурування.

Зведені таблиці — зручний та простий інструмент для аналітики. Дивіться приклад використання зведених таблиць. Вони полегшують роботу з великим обсягом даних. Структурують, показують зв’язки.

Ми створюємо зведену таблицю, яка покаже скільки продажу та прибутку принесли різні формати банерів.

Як зробити?

Натискаємо в меню «Дані» → «Зведені таблиці» → вибираємо область таблиці, на основі якої будуватиметься зведена → у документі з’являється нова вкладка з налаштуваннями зведеної таблиці → у полі «Рядки» додаємо Format → у поле значення додаємо кількість продажів (# Sales ) та вартість продажів ($ Sales).

Що вийшло?

Ми відредагували звіт. Привели його до єдиного формату. Підготували до роботи у команді. І створили зведену таблицю. Дивіться таблицу до и після редагування.

Звіт правильного web-аналітика готовий. Приємно показати і керівнику, і Клієнту.