На першому етапі Клієнт заповнює бриф у Google Docs.

Ми за докладні та оцифровані брифи, тому що вони допомагають нам чітко зрозуміти завдання, обговорити очікування від співпраці на березі та перетворити бажання Клієнта на конкретні цифри та метрики.

Надалі бриф стає основою початку роботи над проєктом. Якщо ми один одному підходимо, то починаємо працювати.

Заводимо проєкт у Worksection

Ми проти проєктного менеджменту у чатах.

Ви, напевно, стикалися з тим, як важливе повідомлення губиться у стрічці і, коли хтось нарешті про нього згадає, завдання стає неактуальним. Так працюють усі канали неструктурованого спілкування.

Через спроби вести проєктний менеджмент у чатах кампанії не запускаються вчасно, не проводяться регулярні оптимізації, не відстежується якість виконання роботи. Чати підходять для швидкого обміну інформацією, але з їхньою допомогою систему не побудуєш, проєктний менеджмент не організуєш, як би не хотілося спростити собі життя. 

Для себе ми обрали онлайн-сервіс для управління проєктами Worksection. Ми не просто заводимо завдання та призначаємо відповідальних, а використовуємо весь функціонал платформи.

На старті використовуємо шаблон проєкту, залежно від Клієнта — українською, англійською або російською мовою, де прописуємо все до дрібних завдань, на які йде кілька хвилин, але їх важливо зробити.

Інхаус маркетологи часто забувають невеликі завдання, але від цих дрібниць залежить результат проєкту і чим довший проміжок часу, тим відчутніша різниця.

В онлайн-маркетингу важливі деталі виконання. Ті, хто пропускає, не “додавлює”, забиває, робить “тяп-ляп” за результатами недоотримає Х прибутку. Наприклад, регулярні оптимізації раз на два тижні та раз на три тижні будуть давати різні результати.

Ми розбираємо завдання на атоми та контролюємо виконання за допомогою чек-листів та інших інструментів. Таким чином ми зводимо хаос майже нанівець, там де він може нашкодити, але залишаємо креатив, там де він допомагає проєкту.

Після створення проєкту керівник вибудовує його структуру за допомогою «хабових» та вкладених завдань та пріоритетів для «хабових».

Керівник проєкту в кожному завданні вказує відповідального за завдання, термін виконання та дає докладний опис із посиланнями на папки та документи, які можуть знадобитися для роботи над завданням.

Наприклад, якщо потрібно скласти місячний звіт, керівник залишає у задачі посилання на звіти за минулі періоди. Так, якщо до проєкту підключиться нова людина, то вона зможе швидко знайти звіти, перечитати їх та розібратися в суті.

Використовуємо статуси та мітки різних кольорів, щоб візуально розділяти завдання. Так, зайшовши в проєкт, Клієнт швидко помітить завдання із червоною міткою «Все на Клієнті», що означає, що для продовження роботи потрібна інформація від нього.

З нашого боку статуси та мітки допомагають розуміти, як зростає попит на різні послуги та бачити, як можна оптимізувати задачі проєкту. У співробітників, які поєднують кілька ролей, ми відстежуємо, як відбувається перехід від ролі виконавця до ролі менеджера, спираючись не на відчуття, а на динаміку годин по завданням із різними тегами.

Використовуємо беклог для завдань, які ми хотіли б зробити, але не можемо поставити в план на найближчі 2 місяці. Наприклад, поки не готовий модуль для імейл-розсилок, але вже є ідея та бриф на лист або потрібно внести редагування на сайті, але ресурсів для цього поки що немає.

Видаємо доступи

Наша турбота про безпеку та конфіденційність даних Клієнта не обмежується підписанням договору про нерозголошення з Клієнтом, співробітниками та підрядниками.

Як гіки та ботани ми ставимося до безпеки суворіше, ніж більшість компаній на ринку.

Наприклад, доступи до Клієнтських облікових записів видаємо або на робочі імейли @roman.ua, або за допомогою Zoho Vault. У другому випадку співробітники заходять в обліковий запис Клієнта за допомогою розширення для Google Chrome, але сам пароль не бачать. Пароль знають лише Ольга та Роман чи співробітник, який створював обліковий запис.

Використовуємо складні паролі та двофакторну автентифікацію (постійний пароль та одноразовий), щоб звести ризик злому облікового запису до мінімуму.

Після відходу співробітника з агенції «гасимо» всі доступи централізовано за чек-листом, видаляємо з чатів з Клієнтом, закриваємо доступ до будь-яких додаткових систем.

Створюємо папку проєкту на Google Диску

Всі документи за проєктами зберігаються на корпоративних облікових записах Roman.ua на Google Диску.

Документи називаються за стандартом. Завдяки цьому співробітники легко знаходять потрібні їм документи щодо проєкту.

На відміну від несистемних гравців, якщо ми закінчуємо співпрацю зі спеціалістом, то при відключенні його від корпоративної пошти ми перехоплюємо та зберігаємо всі його документи. Для Клієнта це означає те, що якщо йому знадобиться, наприклад, ТЗ на дизайн рекламних банерів, створене півроку тому, він отримає його, як і будь-який інший документ, незалежно від дати та фахівця, який його створив.

Якщо документ потрібно показувати зовнішнім підрядникам, надаємо доступи на коментування на список імейлів. Іншим людям надаємо доступи після погодження з Клієнтом.

Налаштовуємо канали для зв’язку

Загальні чати в Telegram, Slack або Skype для вирішення оперативних питань з Клієнтом та його підрядниками.

У великих та складних проєктах чати розбиваємо за спрямованістю. Наприклад, для YouTube – один чат, для PPC-реклами – інший.

Усі чати називаються також за стандартом: Назва проєкту <> Roman.ua: напрямок проєкту.

До чату додаються виконавці, керівник проєкту, команда з боку Клієнта.

Наприклад, якщо в Merchant-центрі різко знизилася кількість активних товарів, PPC-фахівець уточнить у чаті, чи не вносилися якісь виправлення до товарного фіду. Зі свого боку, Клієнт може, наприклад, попросити зупинити рекламні активності за якоюсь акцією, тому що на складі закінчився товар або змінилися умови акції.

Також Клієнт може уточнити у чаті деталі рекламної кампанії. Наприклад, як формується бюджет чи які типи рекламних оголошень використовуються.

Приклад 1

Приклад 2

Відслідковуємо результати по проєкту

Багато власників рекламних агенцій хочуть вийти з операційної системи, але ми не бачили, щоб вони в ній були, прямо як у тій історії з Pikabu.

У нас роботу виконавців відстежують керівники проєкту та партнери агнції Роман із Ольгою.

У нас не мріють урочисто скласти операційне управління і тому немає таких ситуацій, що співробітник витратив на завдання N-годин і тільки потім всі помітили, що потрібно було робити не так. Ми страхуємося не лише експертизою та чек-листами, а й грамотним керівництвом та постійним моніторингом.

Щоранку проводимо короткі наради (Daily Scrum Meetings) на 10-20 хвилин, де співробітники розповідають про те, що зробили вчора і планують робити сьогодні, а також якщо є серйозні складнощі. Таким чином керівники проєктів та партнери агенції завжди в курсі того, що відбувається у проєкті.

Також, якщо співробітник витратив на виконання завдання значну кількість часу, але ще не закінчив над ним працювати, він відписується в коментарі до завдання у Worksection про проміжний результат та прикладає посилання.

Керівник проєкту отримує повідомлення з коментарем на пошту, перевіряє зроблене та, якщо потрібно, додає виправлення. Клієнт зі свого боку бачить динаміку за проєктом і може дати зворотній зв’язок.

Звіти

Наші звіти — це втілення ботанства у сенсі цього слова. Ми не пишемо звіти для галочки та не записуємо їх як голосові повідомлення, як роблять деякі.

Наші звіти — це структуровані тексти з фактами, аналізом та чіткими пріоритезованими рекомендаціями. Загалом ми виділяємо три типи звітів:

Регулярні оптимізації та зрізи

Проводить PPC-фахівець раз на 7-14 днів для моніторингу ситуації щодо проєкту. Спеціаліст дивиться на зміни основних показників рекламної кампанії: вартість конверсії, витрати, CPC та інші.

Усі регулярні оптимізації робляться за чек-листом, розміщеним у завданні. Ми також використовуємо чек-листи для інших повторюваних та великих завдань. Наприклад, для регулярних розсилок. Так новий співробітник і його керівник страхують себе від помилок, а у досвідченого є можливість перевірити себе ще раз.

Щомісячні звіти в Google Docs

У звітах максимально докладно описуємо:

• що було зроблено за період
• які результати отримали і яка динаміка з попереднім періодом
• які є пропозиції щодо покращення

Структура звіту

Завжди наводимо конкретику: цифри, графіки, скріншоти, таблиці та посилання на дані в акаунтах, звертаємо увагу на пікове зростання та/або падіння, знаходимо та вказуємо причину ситуації, що склалася, пропонуємо варіанти покращення рекламної кампанії.

У таблицях приділяємо увагу читабельності та робимо акценти на головному. Наприклад, зеленим виділяємо осередки з позитивною зміною, червоною – з негативною, жовтою або без кольору – нейтральні.

Звіти в Google Data Studio

Допомагають Клієнту подивитися всі витратні та прибуткові показники у зручному та структурованому вигляді: дохід, витрата, прибуток, окупність. За аналогією з таблицями у звітах підсвічуємо найбільші витрати та доходи.

Зустрічі та дзвінки

Проводимо зустрічі в офісі у Києві або онлайн у Zoom.us для регулярного обговорення показників проєкту.

Контролюємо та оптимізуємо проєкт на короткостроковій, середньостроковій та довгостроковій дистанції.

Weekly account Meeting

Проводять щотижня партнери агенції Ольга та Роман Рибальченко із керівниками проєктів.

На Weekly account Meeting обговорюються такі питання:

• зроблене за минулий тиждень
• складності у проєкті
• причини прострочених завдань (якщо вони є)
• фідбек по роботі виконавців за проєктом
• фідбек від Клієнта
• пропозиції щодо покращення показників.

Зв’язки з Клієнтами

Проводимо раз на два тижні-місяць.

Обговорюємо оперативні питання: що було зроблено, що плануємо зробити, за якими завданнями треба посунути дедлайн, кого треба пінгувати, що заблоковано на Клієнті, які питання слід обговорити та в яких каналах комунікацій.

Від оперативних питань переходимо до цифр за проєктом: ROI, продаж, зростання, падіння, динаміка показників.

Раз на місяць до цих питань додається огляд результатів місяця та плани на найближчий період.

Стратегічна сесія

Для складних та великих проєктів проводимо стратегічні сесії з Клієнтом щорічно. На сесії оцінюємо рік у ретроспективі та обговорюємо стратегічні плани та такі питання:

• яких ресурсів не вистачає
• як зростає попит на товари/послуги
• чи потрібно трансформувати бізнес модель (якщо так, то як)
• які активності плануємо на наступний рік
• що роблять конкуренти
• яких перевірених підрядників можемо порадити
• що ще ми можемо запропонувати Клієнту
• як зростати кратно швидше або як зберігати темпи зростання
• що ще Клієнту потрібно робити для покращення показників проєкту: за нашими інструментами та загалом у бізнесі.

У тезовому переказі наш проєктний менеджмент можна зобразити у вигляді 9 правил.

Ми описали більшість наших процесів, але наш менеджмент регулярно розвивається. На момент, коли ви прочитаєте цю публікацію, ми з високою ймовірністю пішли вперед.

Востаннє ця публікація оновлювалася 26.08.2021.