Як автоматизувати набір співробітників через чат-бот

У 2019 році ми відкрили вакансію асистента маркетолога. У нашій компанії низька «плинність» та невелика команда, тому штатного HR-фахівця немає. Якийсь час ми співпрацювали з менеджером-фрілансером, але потім вона переключилася на інші проєкти. 

Вирішили автоматизувати відбір кандидатів за допомогою чат-бота. На його створення вибрали SendPulse. 

Як шукали першого співробітника через чат-бот

Кандидатів відбирали у кілька етапів. Спочатку розглядали резюме та у відповідь надсилали шаблонне повідомлення всередині Work.ua. Потім оцінювали виконане тестове завдання, яке кандидати отримували у чат-боті. Авторів найякісніших тестових завдань запрошували на співбесіду. Ось як це виглядало практично.

Крок 1. Запросили в чат-бот кандидатів, що підійшли.

Як основний канал пошуку кандидатів, використовували сайт пошуку роботи Work.ua. В адмінці роботодавця можна надсилати кандидатам заздалегідь підготовлені відповіді.

Тим, хто не підійшов, ми відправляли ввічливу відмову.

Тим, чиє резюме відповідало вакансії, надсилали запрошення з таким текстом:

Крок 2. Розповіли про переваги компанії та запропонували тестове завдання

Нагадаємо, що перед нами стояло два завдання: презентувати себе як роботодавця та «продати» тестове. Так і побудували спілкування в чат-боті: спочатку він розповідав про компанію, потім пропонував зробити тестове та давав на нього посилання. В результаті вийшов живий та доброзичливий бот.

Перейшовши у Facebook, можна особисто поспілкуватися з Продуктивним ботом, написавши йому “Кейс чат-бота”.

Діалог починається так:

Для презентації компанії використовували раніше створені сторінки на сайті:

• про агенцію
• портфоліо
• сторінка вакансій, де пояснюємо «Чому працювати в Roman.ua круто»

Коли кандидат ознайомився із матеріалами, бот переходив до пропозиції тестового. На цьому етапі потрібно було розвіяти сумніви та мотивувати на виконання завдання.

Що пояснили за допомогою бота:

Кейс. Як побудувати систему тригерних розсилок за допомогою Mandrill

• кандидатам дається однакове тестове завдання – так усі будуть у рівних умовах, і компанія не зможе використати результати роботи
• тестове завдання не оплачується, тому що компанія інвестує свій час, дає зворотний зв’язок, навіть якщо кандидат не підійшов

Якщо кандидату підходили умови та він погоджувався подивитися тестове, йому давали посилання на документ. І, нарешті, питали: «Готовий виконати? На завдання надається 7 днів».

Крок 3. Перевірили тестові завдання

Найцікавіших кандидатів запросили на співбесіду. За результатами співбесіди з керівниками агенцій ухвалили рішення про найм співробітника.

Як розробляли чат-бот

На створення бота витратили 4,5 години. Точний час показав сервіс RescueTime.

Спочатку накидали структуру бота в редакторі. Репліки, які потрібно було доповнити або переробити, відзначали спеціальним емодзі. Таким чином, можна було легко візуально знайти всі гілки, які ще потрібно допрацьовувати. Коли стала зрозуміла загальна картина, залишилося лише виправити кілька моментів і сценарій був готовий. Ось як виглядає готова схема бота в редакторі:

Зверніть увагу, що тут лише частина діалогу, і закінчується вона блоком «Ланцюжок». Зараз пояснимо, навіщо це потрібно.

У чат-боті є два розділи: презентація компанії та пропозиція тестового завдання. За порадою фахівців з SendPulse ми створили їх у редакторі як два окремі ланцюжки і потім приєднали ланцюжок із тестовим до головного. Таким чином, коли з’являлися нові вакансії, редагували один із ланцюжків, а не всю схему бота.

Створені ланцюжки відображаються на вкладці чат-бота в SendPulse в розділі «Команди»:

Так спочатку виглядав ланцюжок із тестовим завданням у редакторі SendPulse:

Коли у штаті відкрилися одразу дві вакансії, то в ланцюжок ще додали етап вибору тестового:

Результат першого запуску чат-бота

На вакансію відгукнулося 274 особи, після розгляду резюме до чат-боту запросили 97 осіб. З них 50 перейшли до видачі тестового завдання, 37 погодилися виконати і 8 надіслали готове завдання.

Повністю воронка по першій вакансії виглядала так:

Порівнявши два підходи — традиційний із дзвінками кандидатам і новий, з чат-ботом, підрахували: створення чат-бота заощадило 20 годин робочого часу hr-фрілансера та 30$ на телефонному зв’язку.

Які проблеми вирішуємо в наймі персоналу за допомогою чат-бота

1. Заощаджуємо час на листуванні та дзвінках кандидатам

2. Виключаємо людський фактор. Наприклад, хтось із співробітників видасть тестове завдання або почне презентувати компанію «скоромовкою»

3. Будуємо неформальний діалог із кандидатами

4. Показуємо цінності компанії: наочно, швидко та інтерактивно

5. За необхідністю відстежуємо, наскільки ефективно відбувається діалог. Чи намагається людина натиснути за посиланням, чи цікаво йому, чи він кидає чат-бота на півдорозі

6. Перевіряємо мотивацію кандидатів. Якщо у претендента сильна мотивація, то він пройде чат-бота до кінця

Рекомендації щодо налаштування 

Для яких завдань актуальний чат-бот

Чат-бот потрібен у тих випадках, коли потрібно автоматизувати комунікації, але з якоїсь причини імейл для цього не підходить. Наприклад, потрібні інші інтерактивність, швидкість, залучення або потрібно бачити фідбек з комунікації у цифрах.

У нашому випадку ми могли б провести відбір як розтягнуту в часі презентацію з кількох листів, але тоді кандидат читав би наші листи протягом кількох днів, і це затягло б відбір. Якби ми відправили йому одразу один величезний лист, то не змогли б проаналізувати, на якому етапі йому стало не цікаво. 

Чат-бот підійде тим, хто має воронку, за якою потрібно інтерактивно провести користувача і якимось чином його провалідувати. 

За конкретними завданнями можна виділити:

• найм персоналу
• проведення навчальних воронок
• e-commerce
• регулярний саппорт

Якщо немає мети робити комунікації інтерактивними, можна використовувати імейл замість чат-бота. Наприклад, якщо ти продаєш віртуальну телефонію за допомогою масової розсилки.

З чого розпочати розробку

1. Подивися чужих ботів та заведи свого тестового бота
2. Спробуй налаштувати та оціни зручність з погляду користувача
3. Визначся з 1-2 месенджерами для чат-боту. Орієнтуйся на ті, якими користується твоя цільова аудиторія

Компаніям, що створюють чат-бот на масову аудиторію, рекомендуємо використовувати Facebook, у гіків популярніший Telegram. Потрібно також враховувати, що Telegram поки що найменш монетизується, а у Facebook та WhatsApp можуть згодом брати гроші за відправку повідомлень через чат-бот або обмежувати можливості комунікації наявністю реакції за останні N годин. 

Нещодавно, наприклад, у відповідь на бажання Apple зберегти конфіденційність користувачів, Facebook розмістив заклик «Допоможіть зберегти «Фейсбук» безкоштовним» у програмах Facebook та Instagram для iOS.

Недоліки чат-ботів

У деяких користувачів можуть виникати проблеми з ланцюжком. Наприклад, вони не зрозуміють, як зайти в чат-бот, або замість того, щоб натискати на кнопки, почнуть відповідати на запитання бота текстом і ланцюжок зупиниться.

Як вирішити:

• налаштувати повідомлення на імейл про те, що надійшла нова відповідь і потрібно допомогти людині з чат-ботом, наприклад, надіслати повідомлення «Натисніть кнопку вище, щоб продовжити ланцюжок бота»
• налаштувати автовідповіді, відписки, щоб людина зрозуміла, що вона вистрибнула з «флоу» і далі допомогти йому повідомленням. Наприклад, “Якщо знаєте слово пароль, напишіть його в чаті”
• додати для спрацьовування команд слова з помилками 

Як зробити бота дружелюбним

Спілкування у соцмережах має свою специфіку. Тут доречні жарти та розмовний стиль.
Радимо:

• використовувати емозі, вставляти гіфки, писати короткі повідомлення, щоб створювати ілюзію живого спілкування
• робити затримки введення тексту між репліками, щоб люди встигали прочитати повідомлення
• постійно викликати реакцію та відгук за допомогою закликів «натисни», «вибери», «перейди далі»
• не вивалювати на людину великий обсяг контенту, не намагатися зробити з чат-бота порізану імейл-розсилку або скопіювати весь сайт

Приклади чат-ботів

Багато хто намагається будувати ланцюжок у чат-боті, відштовхуючись від поведінки користувача на сайті, але це не допомагає продажам. Потрібно намагатися робити спілкування в чат-боті інтерактивним та неформальним.

Загалом скрипт чат-бота має бути таким:

1. Ініціюєш діалог

2. Запитуєш у користувача дані

3. Виходячи з цих даних, прискорюєш та спрощуєш його запит

Розглянемо ефективний та неефективний підходи на прикладах.

Неефективний підхід

Приклад 1

Приклад 2

Приклад 3

Ефективний підхід 

Приклад 1

Приклад 2

Приклад 3

Плани на майбутнє

Ми плануємо й надалі використовувати чат-бот від SendPulse для набору персоналу, а також активно опрацьовуємо ідеї для інших комунікацій із передплатниками Продуктивного Романа та Клієнтами.

Хочеш налаштувати чат-бот для свого проєкту?

Ми з досвіду знаємо, як створити по-справжньому ефективний бот.

Дізнайся докладніше або дивись портфоліо за послугою