Как выглядит современный управленческий отчет в малом и среднем бизнесе?

Полезные ссылки из подкаста

Система управленческого учета Zoho Books

Сервисы для обмена и подписания документов с помощью электронной цифровой подписи:

1. Вчасно
2. Папка24 (Paperless)
3. FlyDoc
4. M.E.Doc
   

Расшифровка подкаста

Привет. Это спецвыпуск подкаста «Продуктивный Роман». И сегодня мы поговорим о том, как продуктивно вести управленческий учет в малом и среднем бизнесе. Я поделюсь своим опытом, как мы экономим часы на выставлении счетов, вносим все доходы и расходы, и считаем три обязательных отчета для любого предпринимателя. Поехали.

Начнем с того, что существует несколько учетов.

И первый учёт, который наверняка есть в каждой компании, это бухгалтерский учёт или налоговый учет. Он необходим для того, чтобы ты мог отчитываться перед государством о том, сколько ты заработал и сколько налогов ты должен заплатить. Его ведёт в компаниях обычно бухгалтер и он слабо отвечает на вопросы предпринимателя: можем ли мы оплатить этот счёт, какая у нас прибыльность, какая у нас рентабельность по конкретному проекту и многое-многое другое. Он нужен для государства.

И поэтому отдельно выносится ещё управленческий учет. В каждой компании управленческий учет может быть устроен несколько по-своему, потому что у каждой компании свои задачи. Глобально управленческий учет должен отвечать на такие вопросы, как есть ли прибыль у компании, ожидает ли компанию кассовый разрыв, может ли компания поддерживать при текущей бизнес-модели конкретные проекты, рентабельные они или нет.

И мы в Roman.ua уже 5 лет для управленческого учета используем систему Zoho Books. Это софт по подписке, он же SaaS, который стоит от 90 до 290 долларов в год и работает на английском языке. В принципе его достаточно легко освоить и настроить под юрисдикцию и особенности той страны, в которой ты ведёшь бизнес.

Что мы делаем в Zoho Books?

Первое, мы выписываем счета и шлём напоминания об оплате. В Zoho Books можно настроить удобные и красивые PDF-счета, введение данных в которые будет занимать минимум времени, особенно если ты повторно выставляешь счёт тому же контрагенту, которые будут состоять из всех требований твоей, например, налоговой: кто выписал счет, подпись, реквизиты и так далее. И соответственно, плюс в Zoho Books мы настраиваем напоминание об оплате счета, чтобы получатель не забыл его оплатить и система автоматически напоминала, если счет до сих пор не оплачен.

Также система позволяет внести к одному счёту или к одной компании несколько контактных лиц. Это удобно, если у тебя принимает решение об оплате один человек, а проводит оплату другой. Например, руководитель и бухгалтер. Мы добавляем их сразу в систему, письма со счетами, с напоминаниями уходят на обоих сразу, и соответственно оплата счетов ускоряется.

В Zoho Books можно иметь много шаблонов счетов в зависимости от того, на какой счёт ты хочешь получить оплату или на какое юрлицо. Соответственно, если у тебя несколько юрлиц или несколько счетов, при создании счёта ты просто выбираешь нужный шаблон и твоему контрагенту приходит счёт в нужном шаблоне с правильными реквизитами.

Есть несколько типов счетов. Мы используем два основных типа — это invoice и retainer invoice.

Retainer invoice — это счет на предоплату, получив деньги по которому, они автоматически не ложатся в прибыль компании, т.е. спустя, например, какой-то период времени ты создаёшь к retainer-инвойсу инвойс и списываешь часть предоплаты. Например, мы взяли предоплату за настройку большого проекта по веб-аналитике, сделали какую-то часть проекта, отчитались об этой части, у клиента нету возражений, соответственно мы эту часть со счета по предоплате списываем и уже в этот момент эти деньги перемещаются в прибыль компании. До этого это просто наше обязательство по выполнению работ.

Также обычно инвойсы кроме списания предоплаты и то, чтобы положить в прибыль, используются для постоплаты. У нас всего два клиента по постоплате в агентстве — это клиенты, с которыми мы работаем годами и уверены, что они оплатят. Поэтому им мы выставляем счета раз в месяц в зависимости от объёма работ и оплата по этому счёту сразу идёт в прибыль. Соответственно, они получают не retainer-инвойсы, авансовые, а обычные инвойсы на оплату, которые сразу отражаются по мере оплаты в прибыли компании.

Тут внимательный зритель спросит меня: «Рома, подожди, как ты выставляешь счет до заключения договора?» Много лет назад вопросы с договорами мы решили с помощью договора оферты. Это специальный договор, который не надо физически подписывать бумаги, он лежит на сайте, мы можем внести в него вправки в какое-то время, на самом деле мы его редактируем крайне редко, и оплата счёта означает согласие с его условиями. Наверняка ты сталкивался с офертами, когда открывал счёт в банке, покупал новые телефонные линии или как конечный потребитель покупал билеты в кино, пользовался услугами какого-то сайта. В 95% случаев у бухгалтеров, юристов и руководителей компаний нет никаких возражений против договора оферты. Когда я продавал обучение по веб-аналитике в «Киевстар», я думал, что тут будут сложности и нам придётся как-то там с их юристами утрясать, подписывать бумаги, но там достаточно продвинутый телеком-оператор, который занимается мобильной связью и интернетом, один из лидеров рынка, и без проблем они приняли договор оферту и не было потребности обмениваться бумажными копиями договоров.

Единственный договор, который мы подписываем в бумаге, и то не всегда, это договор о неразглашении, он же NDA.

Если оба контрагента находятся в Украине, то можно использовать системы, которые позволяют подписать договора с помощью электронно-цифровой подписи или ЭЦП. Мы раньше использовали «Папка24», сейчас используем «Вчасно». Достаточно удобная система, которая позволяет в электронном виде подписать документы. Мы ее также используем для отправки актов о выполненных работах нашим контрагентам. Конечно, еще не все бухгалтера привыкли к подписанию актов с помощью ЭЦП, но мы их потихоньку переубеждаем. Бумагу не тратим, не отправляем это всё по почте, а потом не исправляем ошибки. Это всё делаем онлайн, легко, просто. В принципе сейчас уже есть на рынке четыре системы. Ссылки будут в описании. Это «Вчасно», «Папка24», FlyDoc и M.E.Doc, как минимум, которые позволяют обмениваться документами и подписывать их с помощью ЭЦП. Я очень надеюсь, что в ближайшем времени ребята сделают какой-то общее решение, чтобы каждый работал в том интерфейсе, где ему удобно или привычней, но при этом можно было отправить, например, из «Вчасно» в FlyDoc или M.E.Doc, собственно, подписанные документы и там бухгалтер с той стороны мог их подписать без проблем.

Вернемся в Zoho Books. После того как мы выставили счёт, происходит оплата и эту оплату нужно зафиксировать. За фиксацию оплат и расходов отвечает модуль Banking, в котором можно завести множество счетов, и соответственно это могут быть разные места хранения. Это могут быть банковские счета, карточки, в некоторых случаях это могут быть онлайн-кошельки, в том числе и наличные.

Тут есть важная ментальная ловушка, которую я очень часто замечаю у владельцев малого, иногда и среднего, бизнеса. Крайне важно с самого начала отделить свои личные финансы от финансов компании. Поэтому в Zoho Books, например, можно использовать такое место хранения, как Cash. И соответственно, если, например, мне нужно снять деньги со счета компании и потратить их по каким-то личным причинам, то я одалживаю у компании эти деньги, провожу как будто я взял их долг. В своей домашней бухгалтерии соответственно я провожу тоже эту операцию, как будто я одолжил у компании. И наоборот, если я трачу что-то со своих личных денег, но оно используется для компании, я завожу обратные операции, как будто я одолжил своей компании. Это позволяет правильно вести управленческий учет в компании. Это правильно позволяет вести личные финансы. И потом, например, там, раз в месяц начислять себе прибыль или дивиденды и часть этого долга или весь этот долг списывать и понимать, кто кому сколько должен. Роман Рыбальченко, как физлицо, юрлицу сколько должны денег и как их надо будет оплачивать.

Мы подходим к расходам. И тут в Zoho Books за это отвечает модуль Purchases, который имеет несколько типов затрат. Это Bills, Expenses и Recurring Expenses.

Bills — это те затраты, которые ты хочешь зафиксировать на определённый период, но которые ты ещё не понес. Например, ты должен подрядчику денег, он выписал тебе счет, и ты планируешь этот счет оплатить в следующем месяце, но эти затраты ты хочешь, чтобы в бухгалтерии были записаны этим месяцем. Соответственно, ты создаешь Bill и потом проводишь затрату тогда, когда вы договорились.

Expense от Bill отличается тем, что это затрата тем днём, когда она проведена, в тот отчет и идет, и соответственно ты видишь по категориям расходы. Ты потратил, там, на офис, на фонд оплаты труда, на телефон, на аренду и так далее. При этом я там ещё иногда использую функционал ярлыков, который позволяет мне, например, сохранить все расходы по «Продуктивному Роману» и иметь возможности их посмотреть, даже если они относились к разным категориям.

И Recurring Expenses тоже самое, что расходы, но если ты хочешь сэкономить часть времени на ввод повторяющихся расходов. Например, ты платишь за Google Suite, каждый месяц он с тебя списывает какую-то сумму с карточки и ты не хочешь вносить это руками. Ты создаешь шаблон, в рамках этого шаблона создаются платежи. Если вдруг у тебя счёт поменялся, у тебя, например, выросло потребление Google Suite, то соответственно ты редактируешь тот конкретный расход и редактируешь шаблон, и система дальше работает автоматически, создает расходы и ты просто проверяешь, что они актуальны.

Когда ты внес расходы, доходы, у тебя актуальный остаток денег по всем счетам, то можно перейти к четвёртому модулю, которой я очень активно использую в Zoho Books — это модуль Reports или Отчеты. В системе более 45 отчетов, которые ты можешь построить сразу плюс есть возможность строить свои. И еще есть из них три самых главных отчета для любого предпринимателя. Это P&L или же Profit and Loss, отчет о доходах и расходах, это балансовый отчет и это отчет Cash Flow о движении денежных средств.

Отчет P&L, — из названия понятно, что это прибыль и убытки, — позволяет тебе понять, есть ли у тебя прибыль и можешь ли ты инвестировать в какие-то новые направления. Тут крайне важно правильно разносить доходы и расходы по времени, чтобы ты считал реальную прибыль. Например, многие начинающие предприниматели ведут учет прибыли по так называемому кассовому методу, т.е. деньги пришли в кассу, значит, можно их положить в прибыль. Но у большинства бизнесов деньги можно положить в прибыль по наступлению двух условий — это ты получил деньги, т.е., например, если это была отсрочка платежа, то тебе в итоге оплатили, и второе, у тебя нету больше обязательств по этим полученным деньгам, т.е. ты либо выполнил работы и клиент доволен, либо ты выполнила работы, обменялся актами и так далее. Соответственно, для того чтобы прибыль правильно считалась нужно ее считать не по кассовому методу, когда деньги пришли в кассу, а по методу, когда у тебя больше нет обязательств или части обязательств по полученной предоплате.

Отчет Cash Flow позволит тебе понять, идет ли твоя компания к кассовому разрыву или нет. Например, ты получишь деньги через 30 дней, а рассчитаться с подрядчиком надо тебе сейчас. Нас, к счастью, эта чаша миновала. Мы всем клиентам кроме двух выставляем счета на 100% предоплату. Соответственно, у нас отрицательный платежный цикл, т.е. мы вначале получаем деньги, потом выполняем работы. Плюс мы достаточно консервативны в этом плане и держим какой-то оборотный запас, который мы не выводим как прибыль, дивиденды, который позволяет нам инвестировать в новые направления деятельности компании. Но если у тебя есть предоплата, постоплата, дебиторка, то отчет по Cash Flow позволит тебе понять, что либо вы напродавали много, но ещё не начали выполнять эти работы, либо что тебе должны деньги, но ты сейчас должен много выплатить сотрудникам, контрагентам и так далее, и ты идешь в кассовый разрыв, т.е. деньги к тебе придут, но выплатить надо их сейчас.

Ну и третий отчет, который актуален в основном уже для среднего и крупного бизнеса, это отчёт про баланс. То есть это всё то, что ты покупаешь в бизнес и оно имеет какую-то остаточную стоимость, по которой ты легко это можешь продать. То есть обычно это мебель, обычно это техника, оргтехника, в некоторых случаях это заводы, пароходы, станки, если это какой-то оффлайн-бизнес. То есть это всё то, что имеет какую-то остаточную ценность при продаже компании или при потребности в деньгах или изменении офиса и так далее.

Тут один из продавцов оргтехники подсказал мне такую интересную схему, например, с ноутбуками. Да, ты покупаешь ноутбук для сотрудника и говоришь ему, что смотри, если ты за этим ноутбуком проработал год, то ты его можешь выкупить у компании со скидкой 30%, два года — скидка 60%, три года — 90%, а если ты проработал там чуть больше 3 лет, то забираешь его бесплатно. В чём плюс такого решения? Ты можешь легко обновлять парк техники в своей компании. Сотрудник больше ценит эту технику, потому что у него есть возможность ее выкупить, а для сотрудника это возможность сэкономить на покупке себе ноутбука при увольнении из компании или в целом, если он хочет купить себе ноутбук, но не хочет за это переплачивать, потому что многие компании покупают технику дешевле и выгодней, чем пойти сейчас в магазин и купить как физлицо один ноутбук. Соответственно, ты, как бизнес, получаешь очень понятную, прозрачную схему по амортизации, сколько тебе этот ноутбук обходится в месяц, какая по нему остаточная стоимость. И в Zoho Books ты можешь эти платежи тоже вносить, вписывать. И соответственно понимать на текущий момент, какие у тебя есть активы и почем ты их можешь продать.

В принципе там больше всего, но это основные вещи, которыми я пользуюсь и рекомендую использовать тебе, потому что правильный управленческий учет позволяет тебе принимать правильное решение по развитию своего бизнеса.

Напиши в комментариях свои подходы к ведению управленческого учета в компании, с чем ты сталкивался, какой у тебя опыт. Если выпуск был полезен, поставь лайк. Если бесполезен, поставь дизлайк. Любая твоя реакция помогает нашему ролику ранжироваться на YouTube и получать больше подписчиков. Если ты ещё не подписался, самое время подписаться прямо сейчас.

С вами был продуктивный Роман Рыбальченко. Да пребудет с вами сила правильных финансов, пусть вас обходят кассовые разрывы и пусть прибыль и рентабельность бизнеса всегда будет на высоте. До новых встреч. Пока, пока.