1 июня 2021 Екатерина Папаценко 12 мин на прочтение

Продуктивный Роман #119

Как продуктивно использовать Calendly

Calendly — сервис для тех, кто хочет планировать встречи эффективно. В выпуске рассказываем и показываем тонкости настройки сервиса. Смотри подкаст и внедряй полезные фишки планирования времени.

Подпишись и слушай подкаст
«Продуктивный Роман»

О спонсорах

Переходи по ссылке 👉 https://sendpulse.ua/ и выбирай оптимальный сервис маркетинг-автоматизации и email-рассылок. 

Регистрируйся на 👉 https://collaborator.pro/ и получай доступ к бесплатному курсу по SEO от крутых спецов. 

Тайм-коды

00:00:00 – Тема выпуска — Calendly
00:01:04 – Что можно делать с помощью Calendly?
00:02:37 – Кому полезен Calendly?
00:02:53 – Крутой сервис маркетинг-автоматизации
00:03:38 – Кому полезен Calendly?
00:04:35 – Бесплатный курс для seo-специалистов
00:05:14 – Как настроить Calendly? Смотрим инструкцию
00:08:50 – Как настроить напоминания в Calendly?
00:10:35 – Доступные интеграции с Calendly

Смотри также прошлые выпуски подкаста Продуктивный Роман:

Расшифровка подкаста

Привет. Новый выпуск подкаста «Продуктивный Роман». И сегодня я расскажу об инструменте, который помогает мне назначать встречи с огромным количеством людей и не слать туда-сюда имейлы, «А вам удобно в такое время?», «А мне удобно в такое время», и тратить по 10 минут, например, на то, чтобы договориться про онлайн или оффлайн-встречу.

Этот инструмент, который я давно использую, это Calendly. Я буду сейчас частично показывать на экране, как это происходит. Поэтому, если ты слушаешь подкаст в аудиоверсии, заходи по ссылке в описании на YouTube или на Roman.ua и там смотри полную версию, если хочешь посмотреть, как это выглядит.

Calendly — очень крутой сервис, которым, по их словам, уже пользуется 8 миллионов пользователей. Я на платном тарифе. И он позволяет упростить договоренности про встречу без вот этих вот туда-сюда имейлов или сообщений.

Я расскажу, какой функционал в целом есть в Calendly, как он работает и какими конкретно фишками я пользуюсь.

Как работает Calendly

Вы даете человеку ссылку, он переходит по ней и видит, какие есть слоты по времени, когда можно записаться на встречу. Как формируются эти слоты? Вы даете доступ к своему Google Календарю, Apple Календарю или любому другому календарю и назначаете, что я в целом эти встречи готов проводить в такие дни недели, в целом вот в такое время, и соответственно там между встречами должно быть не менее, чем, например, полчаса или час, и он соответственно человеку предлагает, какие есть слоты по времени.

Calendly можно использовать для встреч один-на-один, можно использовать в процессе продаж, т.е. когда клиент выбирает время и назначается ему какой-нибудь из менеджеров по продажам. Он позволяет вашему гостю на встречу пригласить еще своих коллег. И, соответственно, в процессе этого всего он присылает уведомление сторонам.

Что делает Calendly:

  1. Закладывает некое время на буфер между тем, там, сколько у вас между встречами времени на подготовку к следующей встрече, сходить попить воды и так далее.
  2. Фиксирует, сколько в целом встреч в день вы готовы такого типа проводить.
  3. Показывает, за сколько времени можно бронировать встречу с вами.
  4. Определяет таймзоны.

Если другой человек уже тоже пользователь Calendly, он даже в интерфейсе подсвечивает, что вот у тебя в это время в календаре другое событие, поэтому выбирай другие слоты. Все это с учетом таймзон, т.е. запросто клиенты из США могут бронировать мое время в своем часовом поясе.

Кстати, один из наших клиентов вставлял специальный код Calendly у себя на сайт и прям в попапе на сайте можно было выбрать, в какое время созвониться с продавцом B2B SaaS’а.

Крутой сервис маркетинг-автоматизации

Современные потребители требуют современных инструментов коммуникации. Они все чаще держат в руках мобильный телефон: в очереди, в лифте, за завтраком. И даже на совещаниях. Наши маркетинговые сообщения они тоже читают с телефона. Не только в почте, поэтому сервисы емейл-маркетинга тоже эволюционируют, чтобы быть там, где их потребитель.

Хочу посоветовать тебе сервис маркетинг автоматизации SendPulse, который позволяет работать с потребителем во множестве каналов:

  • email
  • sms
  • push
  • чат-боты в соцсетях и мессенджерах

Ребята постоянно улучшают функционал, чтобы ты мог получить максимум от своей базы клиентов. Регистрируйся в SendPulse по ссылке в описании к выпуску и сделай свой маркетинг по-настоящему многоканальным. 

Будь там, где твой потребитель.

Кому полезен Calendly

Кому полезен Calendly? Ну, во-первых, в случае задач сейлз и маркетинг, т.е. если вам нужно либо продавать клиенту, либо созваниваться с клиентами. В задачах customer success и account management, если у вас много клиентов и нужно договариваться с ними на регулярные встречи. Для проведения собеседований или разного рода интервью, исследований. Для обучения. Фрилансерами, консультантам. Я видел, как один парень в Австралии настроил 2 ссылки на Calendly. Одна ссылка — вы можете забронировать встречу со мной через неделю. Вторая ссылка — если вам прям срочно, срочно, то можете забронировать быстрее, но там по дороге Calendly предложит вам оплатить эту платную встречу. Таким образом можно регулировать поток клиентов, кому действительно срочно и кто готов заплатить, там, условные $50-100, а кому не так уж срочно и готов подождать неделю.

Бесплатный курс по SEO от крутых специалистов

Хочешь стать сео-шником? Ребята из Collaborator.pro и известный блогер Сергей Кокшаров, он же Devaka, создали бесплатный курс для начинающих seo-специалистов. Курс актуален в 2021 году. Отличный монтаж, качественный звук и главное, полезный, структурированный материал от одного из самых известных сео-шников и все это абсолютно бесплатно. Чтобы получить доступ к курсу, зарегистрируйся на Collaborator по ссылке в описании. Осваивай новую профессию вместе с Collaborator.pro и зарабатывай, зарабатывай, зарабатывай.

Варианты использования Calendly

Я, кстати, использую Calendly не только для сейлз-встреч или пресейл. Я также использовал его, когда проводил тренинги по веб-аналитике в «Киевстаре». Я создал им ссылку, выбрал слоты и они выбирали из доступного у меня времени, когда я приеду и проведу там больше 10-ка занятий.

И я использовал Calendly для проведения собеседований, т.е. когда нужно с кандидатом провести собеседование в офисе или онлайн, то соответственно вместо того, чтобы договариваться, «А вы можете во столько? Можете во столько?», просто бросаешь ссылку и кандидат сам выбирает удобное ему время.

Глобально я выделяю встречи длиной час, встречи длиной полчаса и делю их на онлайн или оффлайн. Потому что в случае с оффлайном я должен быть обязательно в офисе и в идеале еще и должна быть доступна одна из переговорок. В случае с онлайном переключение между встречами может занимать меньше времени и я могу провести такую встречу в дороге.

Как настроить Calendly

На примере одной из встреч, как я настраивал. Ну, например, 60-минутный созвон в Zoom. Тут же сразу привязан Zoom. Каждому клиенту генерируется своя Zoom встреча. В ней есть описание, что вам понадобится приложение Zoom. И дальше есть настройки. Например, что длительность встречи — 60 минут, что количество дней вперед, которое можно забронировать, это 3 недели, ну, т.е. если вы планируете какой-то отпуск, то, скорее всего, вы его не планируете сегодня на завтра, или какую-то поездку, или какую-то активность, когда вы будете вне офиса, не работать и так далее.

И тут задано понедельно, в какие дни недели, в какие диапазоны по времени я готов созваниваться или встречаться. Это пример для клиентов по всему миру, поэтому здесь есть время с 19:00 вечера до 22:00 вечера, потому что для клиентов из США такое время с их часовыми поясами подходит и для них я готов созваниваться позже.

При этом тут есть некая специфика. Например, по вторникам у меня не выбран этот таймслот с 19:00 до 22:00. Я не готов во вторник созваниваться и в пятницу поздно. В пятницу, потому что обычно я встречаюсь с друзьями вечером. Во вторник, потому что в этот день я обычно голодаю и просто в 19:00 вечера у меня крайне мало энергии, крайне мало ресурса для того, чтобы делать еще какой-то созвон, думать, предлагать что-то потенциальному клиенту и так далее.

Я заложил буферы между встречами, т.е. вот можно назначить встречу, если перед ней есть час времени свободный и после нее есть час времени свободный. Я пользовался получасовыми буферами, но не всегда получается успеть. Плюс после встречи иногда нужно заняться какими-то другими задачами, отправить follow-up. Соответственно, я стараюсь, чтобы у меня между встречами был час времени, потому что у меня есть еще куча другой менеджерской работы, которую надо делать в течение дня. Если убрать буферы, то по сути только день будет состоять из встреч и ты не будешь контролировать свой календарь.

Также я выбираю обязательно в настройках, за сколько времени до встречи можно ее забронировать. В данном примере это 8 часов, потому что опять же под американский часовой пояс. В большинстве случаев это 24 или 48 часов. То есть клиент может забронировать встречу со мной не день-в-день, а на следующий день или через день.

И плюс я выбираю, сколько такого типа встреч я готов проводить в день. Если кто-то уже выбрал 2 таких встречи в этот день, то больше слотов в этот день доступно не будет.

По тому, что я спрашиваю у человека, тут плюс-минус все стандартно. Это имя, e-mail, плюс я еще в некоторых случаях спрашиваю номер телефона, куда приходит смска о том, что вы забронировали встречу на такое-то время, вот вам напоминалка.

Они сделали недавно функционал разных напоминалок. Они у меня тоже настроены. Что здесь важно? Здесь важно приглашать людей в календарь именно, а не слать им просто имейл. Если человек с той стороны пользуется календарем и он в последний момент, не знаю, в тот день отметил, что он не может быть на встрече или кто-то из его коллег ответил: «Может быть», — может, буду, может, нет, — вы сразу это видите в своем календаре.

У меня настроены email-напоминания про встречу и напоминание с помощью смсок. Ну, например, напоминание с помощью смсок я практикую только за 24 часа до встречи. В день встречи я уже не напоминаю. Я рассчитываю, что или человек пользуется календарем, или пользуется почтой. И если он уже запланировал на конкретное время и день конкретную встречу, то для меня это тоже признак, если он забыл или не явился.

Плюс, учитывая, что не всем привычен такой функционал, не все живут по календарю, я предупреждаю во время бронирования встречи и потом в коммуникациях, что если клиент не является без предупреждения и опаздывает больше, чем на 10 минут, то я оставляю за собой право отменить эту встречу и чаще всего она уже не произойдет в тот день:

«Я пришлю ссылку, перебронируйте на другое время. Я вас прождал 10 минут, сегодня уже больше не могу, у меня есть другие задачи, которыми я буду заниматься».

Также тут можно показывать на странице «Спасибо» какие-то ссылки, которые клиент может изучить, можно собирать платежи, но я это не использую, потому что у меня это по сути в большинстве случаев пресейл-встречи, которые бесплатны для клиента, и соответственно я только показываю ссылки на страницы агентства, чтобы он мог изучить часть информации еще до созвона.

Также я интегрировал Calendly вместе с моей CRM-системой и соответственно, когда потенциальный клиент бронирует встречу со мной, это подтягивается в CRM-систему и отмечается, что вот такого-то числа в такое-то время будет встреча именно по этой заявке.

И еще из таких фишечек, Calendly предлагает людям, если надо, отменить встречу или переназначить ее на другое время, если не получается. Не все умеют этим пользоваться, но я думаю, что учитывая, что у них 8 миллионов клиентов, этим инструментом будет пользоваться все больше и больше и он поможет тебе, мне назначать встречи более эффективно, продуктивно и тратить меньше времени на утверждение времени встречи, места встречи и доступности всех людей.

И для слушателей подкаста. В этом выпуске мы показали на экране, как работает Calendly. Соответственно, если вы хотите посмотреть это вживую или скриншотами, заходите на YouTube по ссылке в описании или на Roman.ua и смотрите, как это работает на скриншотах, чтобы наглядно увидеть и подумать, как вы можете это применять в вашей жизни.

И если вам понравился этот выпуск подкаста, ставьте 5 баллов в Apple-подкастах и в других подкаст-терминалах, которые позволяют оставить отзыв или оценку, и советуйте наш подкаст своим друзья в социальных сетях и в мессенджерах.

До новых встреч. Пока-пока.

Подпишись, чтобы не пропустить свежие материалы

Новые статьи, видео, подкасты о performance-маркетинге, интернет-бизнесе
и продуктивности 3-4 раза в месяц. Уже 7859 подписчиков.

Сертификации

  • Bing Ads Accredited Professional 2015
  • HubSpot Email Marketing Certified 2020
  • HubSpot Inbound Certified Professional 2009
  • Reply.io Outbound Sales Mastery 2021
  • Яндекс.Директ Сертифицированный специалист 2016
  • Яндекс.Метрика Сертифицированный специалист 2016
  • Сертифицированный консультант Google Ads 2011

Клиенты

С 2008 года мы работали с 252 Клиентами и помогли им сделать интернет-маркетинг эффективнее и заработать больше.

Клиенты
О НАС

Почему мы выбрали Roman.ua?
Потому что в хорошем смысле они задроты.