Как продуктивно использовать сервисы Google

О спонсоре

Крутые чат-боты от SendPulse 🔥

Переходи по ссылке​ и создавай свои автоматические коммуникации с пользователями, чтобы продавать, обучать, информировать и делать пользователей лояльнее к твоему проекту.

Смотри также прошлые выпуски подкаста Продуктивный Роман:

• Как общаться в мессенджерах продуктивно
• Как заработать 50 000 000 $ в B2B Enterprise? Опыт iDeals
• Alter: маркетплейс для психологов
• Планета — платформа краудфандинга #1 в СНГ

Конкурс

Выиграй стильную кофейную чашку KeepCup.

Для этого подпишись на канал, поставь лайк и напиши комментарий под видео.

Победителя выберем 26 февраля 2021 года.

Расшифровка подкаста

Привет! Это спецвыпуск подкаста «ПРОДУКТИВНЫЙ РОМАН». И сегодня мы поговорим о 10 лайфхаках использования поиска Google, почты Gmail и Google Диска. Эти лайфхаки будут полезны абсолютно всем, кто использует Google продукты. Но перед тем, как мы продолжим, поставь видео на паузу, нажми «Подписаться на канал» и жмакни лайк.

Ну а теперь, когда мы прошли этот важный ритуал, начинаем.

Лайфхак #1. Точки и плюсики в Gmail

Первый лайфхак. Когда мне нужно зарегистрироваться на одном и том же сайте несколько раз, можно использовать в Gmail точки и плюсики.

Например, предположим у меня имейл roman@gmail.com. Это значит, что я могу на сайте при регистрации указать r.oman@gmail.com, ro.man@gmail.com. Для сайта это будут уникальные имейлы, а тебе они будут приходить в один и тот же Gmail. То же самое касается плюсика. Я могу написать roman+test@gmail.com, roman+test2@gmail.com, и все это будет приходить на мой почтовый ящик roman@gmail.com.

Это очень удобно для того, чтобы несколько раз быть зарегистрирован на одном и том же сайте. Это могут использовать email-маркетологи для того, чтобы подписаться на рассылку, проверить, что сайт шлет в зависимости от зависшей корзины, от регистрации, от подписки на рассылку, от того, что ты зарегистрировался как мужчина или как женщина. И плюс, это крайне удобно для разработчиков, когда им нужно тестировать заполняемость форм, приходит ли уведомление или нет. При этом это на порядок лучше, чем указывать имейл test@test.com, потому что потом ты в базе плодишь несуществующие имейлы и у тебя могут быть проблемы с доставляемостью email-рассылок.

Реклама

Хочешь создать чат-бота для своего проекта? Понимаешь, что сейчас важно работать не только в имейл-рассылках, но и в мессенджерах и соцсетях? Хорошая новость. В сервисе SendPulse произошло большое обновление функционала чат-бота.

Ты теперь можешь использовать чат-боты в Facebook, Telegram и ВКонтакте, а совсем скоро и в Вотсап. А новый функционал Bot Server Bot поможет получать любую информацию с внешних ресурсов. Можно выполнить запрос на свой сервер, получить оттуда данные и использовать их в ответах бота.

Например, по названию города возвращать пользователю погоду, по анкете делать оценку стоимости кредита, при регистрации на события выдавать реальный статус регистрации и много других применений. Теперь возможности ботов возрасли драматически. Попробуй создать своего бота в SendPulse. А поработав с редактором ботов, ты заодно научишься делать сложные цепочки в имейл-маркетинге.

Переходи по ссылке и создавай свои автоматические коммуникации с пользователями, чтобы продавать, обучать, информировать и делать пользователей лояльнее к твоему проекту.

Лайфхак #2. Поиск в Gmail

Следующий лайфхак будет полезен тем, у кого в почте остается мало места. Что можно использовать для того, что почистить Gmail почту?

Во-первых, можно нажать на такую стрелочку в поисковой форме в почте и выбрать «Искать письма», например, «больше 10 МБ». И в первую очередь почистить самые большие письма, с вложениями, удалить их.

Во-вторых, можно воспользоваться Google One, — то хранилище от Google, которое стоит где-то от $3 в месяц, — и расширить просто объем своего хранилища. Хранить там и фотографии, и почту, и Google документы.

Ну и вообще я рекомендую тебе нажать на стрелочку в Google и посмотреть, какие варианты расширенного поиска там есть. Там можно искать от кого письмо, к кому, какие слова содержат письмо, какая тема письма и так далее. Овладение поиском Gmail позволит тебе быстро находить нужное письмо.

Кстати, этот лайфхак работает не только для почты на Gmail, но работает и для почты корпоративной в рамках Google — Google Workspace или ранее Google Suite.

Лайфхак #3. Короткие домены для создания новых документов

Следующий лайфхак, который я очень часто использую — это короткие домены для того, чтобы создать новый документ. Например, напечатав docs.new, создастся новый Google Документ. Такие же есть короткие домены для создания новой таблички, новой презентации.

Короткие домены для создания новых документов 👇

☑ doc.new, docs.new, document.new – для доступа к «Google Документам»

☑ sheet.new, sheets.new, spreadsheet.new — для доступа к «Таблицам»

☑ slide.new, slides.new, deck.new, presentation.new — для доступа к «Презентациям»

☑ site.new, sites.new, website.new — для создания сайтов.☑ form.new, forms.new — для работы с формами «Вопросы — Ответы».

Лайфхак #4. Расширенный Google поиск

Четвертый лайфхак связан с использованием поиска Гугла. Я активно использую уточнение поиска.

Самое чаще всего используемое уточнение — это кавычки. Если ты поставил фразу в кавычках, то Google будет искать именно ее в таком виде, а не в целом там упоминание разрозненное слов.

Это использование минуса. Ну, например, ты ищешь «аренда квартир -домов» — ты не хочешь видеть объявления про аренду домов. Или «аренда квартир -однокомнатных», да, ты не хочешь видеть квартиры, которые однокомнатные. Это очень удобно.

Ну и 3-я штука. Если ты знаешь, что есть какая-то статья на конкретном сайте или тебе нужна поискать по конкретному сайту, ты вводишь поисковый запрос и в Google вводишь site: и домен этого сайта.

На самом деле операторов поиска Google на порядок больше. Я тебе назвал самые часто используемые и самые полезные лично для меня, а в описании мы оставим все.

Также я очень часто в поиске использую конвертер валют или величин. Например, там, 100 Euro in USD, или же «25 футов в метрах», и Google их конвертирует. Соответственно, мне не надо помнить, сколько футов в дюйме или дюймов в футе.

А еще я настроил себе в Google Chrome кастомные поисковые системы. Что имеется в виду? Что я настроил по ключевому слову, что Chrome ищет либо по Google Drive моему либо по системе постановки задач Worksection. Соответственно, мне надо ввести, например, gd (Google Drive) пробел и поисковый запрос, нажать Enter, и прям из адресной строки я увижу результаты поиска по своему Google Диску. Или ws (как WorkSection), пробел, какое-то название проектов или что-то, что было в задаче, и он будет искать по системе Worksection. Если ты часто ищешь по каким-то системам постановки задач или своему диску, рекомендую тебе настроить такие кастомные поисковые системы.

Лайфхак #5. Использование календарей

Пятый лайфхак связан с использованием календарей. Если в твоей компании используется Google Suite и коллеги используют Google Календарь, то рекомендую подписаться на календари и сделать календари наполовину публичные. Например, все мои коллеги видят, какие у меня слоты по времени заняты, какие свободные, и соответственно могут сразу предлагать встречи, когда у меня есть свободное время. Они подписаны на мой календарь и видят, когда я занят, когда свободен, когда вне офиса или недоступен, и соответственно могут это использовать при планировании встреч.

Также я рекомендую при создании сейчас онлайн-встреч, онлайн-созвонов, в момент, когда ты заводишь мероприятие в Google Calendar, сразу указывать ссылку на Zoom или на Google Meet, чтобы потом не надо было в момент мероприятия заходить в какой-то чат и писать: «Все подключаемся вот сюда». Сразу в календаре есть ссылка, люди переходят по ссылке в указанное время и заходят сразу в комнату для встреч.

Конкурс

Ну а теперь конкурс. Мы разыграем вот эту чашку среди всех комментаторов на YouTube. Для этого напиши в комментариях, какой лайфхак был тебе полезен или какой-то из своих лайфхаков, связанный с использованием продуктов Google, или, может быть, с Календарем, со Встречами, в общем, любой лайфхак, который ты посчитаешь полезным. Среди всех комментаторов мы выберем одного и отправим ему эту классную чашку.

Лайфхак #6. Наведение порядка с Hazel

Шестой лайфхак для продвинутых. Я использую программу Hazel на Mac для того, чтобы разбрасывать файлы по папкам в Google Drive. Если ты активно используешь Google Документы, Google Drive, то ты сталкивался с тем, что в Google Drive крайне неудобно забросить файл в папку. Ты делаешь кучу кликов, ждешь, пока прогрузится содержимое этой папки, это медленно. И я нашел для себя лайфхак.

У меня стоит Google Drive на моем ноутбуке, это macOS, и соответственно программа Hazel, она мониторит, что в папке Google Drive появился новый документ, и если этот документ содержит в своем названии определенные ключевые слова, эта программа складывает его в подпапку. Например, все брифы от потенциальных клиентов, которые они заполняют в Google Документах, мне достаточно просто добавить на свой диск, а Hazel автоматом их бросит в нужную папку. Это крайне удобно и потом это приучает тебя просто правильно называть файлы, упоминая определенные ключевые слова, а система их сама разбросает по нужным папкам.

Лайфхак #7. История изменений в Google Docs

Седьмой лайфхак связан с Google Docs и Google Таблицами, Google Слайдами. Я активно использую историю изменений. Можно понять, кто, когда, что правил, кто внес те или иные правки в документ.

Мы активно используем комментирование документов и у нас есть такое маленькое правило — что человек, который комментировал документ аля там:

Поправь в статье вот это.

Вот это давайте изменим в рекламной кампании или в ТЗ.

Он получает ответы на свой комментарий в Google Документах или в Google Таблицах и только он может отметить этот комментарий как выполненный, или на английском resolve. Почему это удобно? Потому что не нужно заходить в почту, находить письмо, которое присылает все эти уведомления, что поменялось с Google документом.

Ты открываешь документ, видишь, что там коллега:

Я это поправил

Смотришь. Да, действительно, он это поправил. Сделал resolve, и этот комментарий улетел, скрылся, заархивировался. Если же коллега сам отметит этот комментарий как выполнен, высока вероятность, что это потеряется или ты не вспомнишь, что ты это писал. Особенно, если у тебя очень много документов.

Лайфхак #8. Автоматическая загрузка в Google Photo

Восьмой лайфхак для людей, у которых вечно заканчивается место на телефоне. Я рекомендую поставить на телефон, что это iPhone, что Android, программу Google Фото и настроить автоматическую загрузку всех фотографий в Google Фото, а после того, как фотографии загружены, можно нажать в этом приложении «Освободить место» и оно удалит с телефона те фотографии, которые уже загружены в облако. И соответственно на телефоне появится новое место, а фотографии будут сохранены в облаке.

Кстати, в Google Фото очень классный поиск. Можно просто вводить, что должно быть изображено на фотографии, например, коробка или ящик, и поиск понимает это, и может найти фотографии, где вы всюду фотографировали коробку или ящик.

Плюс можно искать, если ты помнишь, где было снято это фото географически, и это было снято с телефона, можно искать по карте, выбрав конкретную точку и посмотрев, какие фотографии были сняты в этой точке.

Лайфхак #9. Автореспондеры в почте

Девятый лайфхак построен на работе с почтой, особенно, когда ты недоступен или у тебя нету времени ответить на письмо и ты должен предупредить об этом людей или ответить должен кто-то из твоих коллег. Я очень рекомендую, когда ты берешь выходной, отпуск или недоступен частично, настраивать в почте автореспондеры. Я всегда их настраиваю и предупреждаю людей, что учтите, что по возвращению я могу отвечать медленней.

И еще один лайфхак, который позволяет людям на Google Workspace или Google Suite не переплачивать за почтовые ящики и строить правильные коммуникации — это использование Google Групп или алиасов в Google Suite. Что это значит? Например, мы заводим почтовый ящик podcast@roman.ua. И это Google группа, т.е. мы не платим за него, как за отдельного пользователя, там, $6 в месяц. И в эту Google группу я добавляю себя и еще двух коллег. Все письма, которые придут на почтовый ящик podcast@roman.ua, пойдут в копию трем сотрудникам Roman.ua, и одному из них останется ответить, и остальные увидят, что он уже ответил, и что на эту переписку отвечать не нужно и будут в копии этой переписки. Это недорого, крайне удобно и крайне спасает, когда ты не хочешь быть узким горлышком. Например, ты был в отпуске, недоступен, в поездке, пришло письмо и пока ты его не переслал коллегам, никто не ответил.

Лайфхак #10. Использование Google Карт

Ну и десятый лайфхак, связанный с использованием Google Карт. Я активно использую Google Карты, Waze, как в роли навигатора, и у меня включена хронология.

Хронология сохраняет всюду, где я был, в какие дни, и дает определенные бонусы. Например, если мне нужно узнать, когда я последний раз был в этом месте, да, там, я был здесь 2 года назад. Или если мне нужно ввести траты в домашнюю бухгалтерию и я пытаюсь вспомнить, за что я платил наличными такого-то числа. Я могу пройтись по Google хронологии и посмотреть, где, в какое время я был, и соответственно вспомнить, где я потратил те или иные деньги.

Плюс, в Google Картах у меня настроено, и не только в Google Картах, это найти жену — что я могу видеть всегда, где находится телефон жены и она может видеть, где нахожусь я. Это безопасно. Это полезно, если у вас хорошие отношения, вы не врете друг другу. И это спасает, если, не знаю, телефон разряжается или нету связи и ты пытаешься понять, все ли нормально.

Ну и третий, последний, лайфхак, связанный с Google Картами, многие люди не умеют им пользоваться, он очень классен в путешествиях. Надеюсь, в 2021-м путешествий станет больше. Это скачивание карт оффлайн, благодаря которому можно скачать карты и использовать их в путешествии, не тратя мегабайты. Хотя на самом деле роуминг сейчас не такой уж дорогой, я активно всегда в отпуске, у меня всегда включен интернет, я всегда на связи, и это спасает от кучи затрат времени и денег, потому что можно выбрать лучшие рестораны, можно построить оптимальный маршрут, можно не ходить по эстакадах, не теряться в новом месте, вызвать такси и так далее. Поэтому не экономь на роуминге. Как только откроются границы, посмотри, сколько у твоего оператора стоит роуминг и мобильный интернет, активируй его. Ну, а карты можно скачать оффлайн, что просто быстрее это все работало и у тебя была карта, даже если роуминг вдруг не включится.

А с вами был Роман Рыбальченко, он же «Продуктивный Роман». До новых встреч. Пока, пока.