Как общаться в мессенджерах продуктивно

О спонсоре

Сколько ты тратишь на сервис email-рассылки? Позволяет ли он слать смс, пуши, настраивать чат-боты? Уже три наших Клиента сравнили тарифы и функционал и перешли на SendPulse. Один из них сэкономил более 1 000 € в месяц.

Новая функция валидации email в SendPulse позволит тебе очистить базу от неактуальных имейлов и не платить за «мертвые души».

Изучай тарифы и выбирай оптимальный сервис маркетинг-автоматизации и email-рассылок. С высокой вероятностью, ты переедешь на SendPulse.

Смотри также прошлые выпуски подкаста Продуктивный Роман:

• Как заработать 50 000 000 $ в B2B Enterprise? Опыт iDeals
• Alter: маркетплейс для психологов
• Планета — платформа краудфандинга #1 в СНГ
• Евгений Курт, uCoz. 4 000 000 $ в год на конструкторе сайтов

Конкурс

Выиграй стильную кофейную чашку KeepCup.

Для этого подпишись на канал, поставь лайк и напиши комментарий под видео.

Победителя выберем 12 февраля 2021 года.

Расшифровка подкаста

Привет! Это спецвыпуск подкаста Продуктивный Роман и сегодня мы поговорим о том, как общаться в мессенджерах продуктивно. 

Telegram, Facebook Messenger, Viber, Whatsapp, Slack, Discord и другие приложения захватили наши телефоны и компьютеры. Лично у меня по 30 чатов в день, и это только в Телеграме. 

Но перед тем как мы продолжим — поставь видео на паузу, нажми подписаться на канал и жмакни лайк. Ну а теперь, когда мы прошли этот важный ритуал — начинаем.

Какие правила я вывел для себя при работе с мессенджерами?

Правило #1. Less is more или лучше меньше да лучше

Я удалился из Viber и Whatsapp. 

Честно говоря, мне поддерживать общение во многих местах сложно. Нужно вспоминать, где и в какой программе у тебя чат с конкретным человеком. 

Столько спама, сколько мне приходит в Viber, мне не приходит ни в каком мессенджере, поэтому я его удалил.

Плюс Viber любит слать уведомления банков, курьерских компаний. Мне это не очень удобно, поэтому, удалившись оттуда, они начали мне слать смс-ки и так я получаю их в более удобном для себя канале. 

Whatsapp в моем окружении используют крайне редко, нету смысла держать отдельное приложение для крайне эпизодических коммуникаций.

Я оставил Facebook-мессенджер, Телеграм, Slack (наш рабочий чат в Roman.ua), Skype.

Кстати, есть люди, которые любят менять канал коммуникации или писать в 2 канала одновременно. Это ужасно. Это те же люди, которые не используют цитирование в почте и не отвечают на твое отправленное письмо, а создают новое письмо с новой темой. 

Мы тут вставим комикс от xkcd 2014 года, где они уже высмеивали эту проблему смена канала коммуникации странными людьми. Уже тогда эта проблема существовала.

Правило #2. Диета для уведомлений

Facebook-мессенджер и скайп у меня вообще без уведомлений на мобильном телефоне. Постоянные какие-то рабочие контакты я предупреждаю, что Фейсбук у меня — не оперативный канал связи и по-максимуму перевожу в почту, в систему постановки задач или в Телеграм. 

В Skype я захожу раз в день, потому что там осталась часть рабочих чатов, но на мобильном у меня ничего не всплывает, не булькает и, соответственно, не отвлекает меня от работы. 

Рабочее общение с коллегами у меня размещается в Slack, Worksection или имейле.

Соответственно, я знаю где искать ту или иную беседу. Нету такого, что коллега мне написал в Телеграм. Мы продолжили общение в Slack. Если он вдруг написал по работе в Телеграм, я прошу перенести общение в Slack, Worksection или почту.

Уведомления у меня включены только в Телеграме и то, максимум вибрация. Много лет как телефон у меня на беззвучном режиме. Впервые я этот совет подсмотрел, наверное, у Темы Лебедева, воспользовался им и не представляю, как жил раньше. 

Я не понимаю людей, у которых, когда звонит телефон, это слышат все окружающие и это резко вырывает их из работы, которой они занимаются.

У меня телефон, обычно, в кармане или на столе. Большинство вызовов я не пропускаю, но с вибрацией это не так активно вмешивается в мое сознание, не так активно перебивает меня с тех мыслей, над которыми я думаю. Плюс я могу какой-то вызов пропустить.

Соответственно с уведомлениями у меня только Телеграм и там и рабочие и личные чаты. Чтобы их как-то разделить, различить, есть часть рабочих чатов где я в копии. Ну то есть, иногда мне нужно быть в них. Иногда меня там тегают. Плюс я время от времени их просматриваю, но не так оперативно. Соответственно для таких чатов, где я в копии, я оставил их без уведомлений и они замьючены и заархивированы. При этом я использую функционал папок и, соответственно, они заархивированы в папку Roman.ua Я захожу в нее как в папку почты, просто не получаю уведомление о каждом сообщении и могу спрессовать задачи сразу нескольких рабочих чатов, что удобно. 

Оперативные чаты, личная и рабочая переписка 1-на-1 у меня, обычно, с уведомлением, ну кроме каких-то людей, которых я замьютил и отвечаю им по мере сил, не так резко, как они пишут.

Кстати, если кто-то очень активно мне пишет, мне не надо срочно отвечать, я могу замьютить чат на какое-то время, а потом ответить, когда мне будет удобно.

Таким образом, я разбиваю темп беседы и человек, возможно, понимает, что я не так быстро буду отвечать и перестает накидывать еще и еще сообщений или как-то живет со своей тревогой, что я не ответил через пару секунд или с тревогой, что я прочитал и не ответил, а поскольку уведомлений нет, я не прочитал.

Все публичные каналы и большие чаты, там из сотен людей, кроме пары исключений у меня замьючены и заархивированы. Я могу зайти в них через архив в Телеграме, но они не будут мозолить глаза тысячами непрочитанных.

Они не будут вклиниваться в переписку в течение дня, менять свой порядок и постоянно мои глаза будут о них спотыкаться.

Правило #3. Отложенная отправка и отправка без уведомления

Это правило о том, как общаться в Telegram. Есть люди, которые как-то агрессивно реагируют на то, что я им там написал в нерабочее время или в выходной день. 

Не пиши мне в нерабочее время.

Меня разбудило уведомление в телефоне

Ну, наверное, еще есть в 2020 году люди, которые не настроили в телефонах «не беспокоить» или ночной режим. Это какое-то их навязчивое состояние ответить сразу. Потом они понимают, что отвечают в нерабочее время, а тут же должны быть границы между работой и личной жизнью. Если я понимаю, что на том конце провода такой человек, то по возможности я стараюсь сделать отложенную отправку, благо Телеграм позволяет. 

Например, я что-то вспомнил, это несрочное, но нужно, чтобы секретарь что-то сделал, я могу нажать иконочку и запланировать отправку сообщения на утро понедельника, либо если поздно и это тоже не срочный вопрос и человек может отдыхать, спать, быть с детьми, я иногда практикую беззвучную отправку, без уведомления.

Человеку не придет дзылыньк, но если он зайдет в Телеграм вручную, он увидит от меня непрочитанные. 

В Телеграме это делается крайне просто. Надо нажать и подержать на иконки отправки и появляется или функция отложенной отправки, или отправки без уведомления. 

Если я сам не выдержал и прочитал какое-то сообщение, например, поздно вечером или ночью, но не готов на него ответить, то оставляю чат непрочитанным и возвращаюсь к нему позже. 

В Телеграме у меня есть специальная папка «Новые», куда падают все непрочитанные, но только из незамьюченных чатов. Соответственно, если что-то уползло вниз, я вижу, что у меня там два непрочитанных и вот какие они.

• 

• 

Правило#4. Спрямление коммуникаций

Если меня просят познакомить кого-то с кем-то или одному из коллег нужна помощь внешнего человека, то обычно я создаю общий чат между этими людьми и перестаю быть человеком, который пересылает эти сообщения туда и обратно. Дальше можно сделать mute этого чата, чтобы не получать уведомления или даже выйти из него, если сделать других людей администраторами или владельцами.

Но если ты остался в этом чате и тебя там упомянут через @ или ответят на какое-то твое сообщение, то уведомление придет. 

Таким образом, ты даешь людям решить какую-то проблему напрямую, иногда оставаясь в копии и по возможности наблюдая за процессом или не наблюдая, в зависимости от того, нужно тебе это или нет.

Все чаты по агентству Roman.ua названы у нас по одному стандарту: Имя Клиента <> Roman.ua

Кстати, после увольнения или выхода человека из проекта важно его убрать из общих чатов. В телеграме, если открыть профиль человека — то можно посмотреть общие с ним группы, в которых вы состоите и по очереди удалить его из каждой.
Кстати, там же в профиле удобно искать структурировано все фото, что он тебе прислал в личку или, например, все ссылки. 

• 

• 

Внутри агентства Roman.ua, в общении с коллегами, мы используем тематические чаты в Slack по направлениям и активно используем треды. Треды в Slack позволяют сделать древоподобный форум, а не бесконечную ленту, где одновременно могут обсуждать 2 или 3 темы и в рамках Клиента непонятно, кто на что отвечает, а в рамках этого треда понятно, кто на что отвечает и уведомления по этой ветке приходят только тем, кто вписался в эту ветку или подписался на нее. Это очень удобно.

И ещё одна фишка из Телеграма для клиентов ПриватБанка — это один из крупнейших, точнее, это крупнейший банк в Украине. Они сделали бот в Телеграме, который позволяет быстро отправить или собрать деньги. 

С отправкой это очень круто. Я это очень люблю, потому что тебе не нужен номер карты человека, не нужно куда-то заходить. Ты просто призываешь в чат с человеком бота через @PrivatBankBot, вводишь сумму и с твоей стороны деньги вылетели. А человеку уже нужно пройти первый раз регистрацию и выбрать карту для зачисления. Но после того, как он это прошел, в следующий раз он просто нажимает получить и деньги автоматом ему прилетают.

И это очень классно, потому что человек тебе выставляет некий счет и ты говоришь:

Все. Я деньги отправил

Дальше он должен привязать это все, зарегистрироваться, потому что с твоей стороны процесс пошел.

Первый раз там, может быть, зарегистрироваться сложно. Иногда я помогаю зарегистрироваться, но потом это мега удобно. Особенно с повторными платежами. Например, регулярный платеж кинологу за тренировку собаки. 

Просто открываешь чат с кинологом, собачка, призвал бота, ввел сумму, нажал «отправить». Он со своей стороны нажал «получить» и все, деньги улетели.

А еще, когда нужно скинуться на подарок — так вообще в чат призываешь бота и выбираешь «собрать со всех по столько-то грн» и потом видишь, кто отправил. 

Правило #5. Этика общения в мессенджерах

1. Я стараюсь не писать каждое сообщение с новой строки. У большинства получателей это будет дзыньк-дзыньк или вибрация уведомлений. Перевожу строки внутри сообщений в разных мессенджерах по-разному, но обычно это shift+enter ctrl+enter, command+enter, в зависимости от твоей операционной системы.

Единственный вариант разбивать на разные сообщения — если человек использует ответы на конкретные сообщения и ты хочешь понять, какой ответ к какому сообщению принадлежит. Это может быть актуально для групповых чатов, где за разные куски задачи могут отвечать разные люди.

2. Я не использую Caps и крайне редко использую восклицательные знаки. Второе, разве что, для всяких поздравлений, потому что это может быть воспринято как крик или истерика. 

3. Я крайне редко отправляю аудиосообщения. Я считаю, что если тебе не оторвало руки или это не какая-то очень интимная переписка, то в мессенджерах — не место аудиосообщениям.

Меня прям бесит слушать в аудиосообщениях а, ээ, бэ, мэ, когда на минуту аудио — 2 мысли, а остальное — это некий шум, где человек еще занимается параллельно каким-то другим делом: одергивает ребенка, ведет машину, думает.
Это неудобно — я могу быть на встрече, на совещании, не сам или в шумном месте. Хотя я знаю эту фишку, что ты можешь приложить к уху телефон и, соответственно, прослушать в динамике.

По аудио-сообщению невозможно пройтись взглядом по диагонали, понять, что там написали. Невозможен поиск. Крайне сложно передать смысл сообщения другому человеку. Ты должен как-то это напечатать или надиктовать со своей стороны, потому что чаще всего ты не можешь передать это как прямую цитату или тебе нужно передать только маленький кусочек, то есть нету «копировать/вставить». 

Мое мнение такое: если неудобно писать  текстом — доедь, куда ты ехал, а потом ответь. Будет срочно — тебя наберут. Или на крайний случай воспользуйся диктовкой в телефоне, когда надиктованное превращается в текст. Даже запятые и другие знаки препинания можно надиктовать.

Эй, Siri, отправь сообщение…

И дальше диктуешь, там запятая, точка и так далее. И достаточно неплохо, что андроид, телефон это распознает. 

4. Я крайне редко использую стикеры, гифки. Как по мне — это увеличивает затраты времени. Тебе нужно подумать, какой стикер или гифка будут уместны. То есть, как максимум, я использую emoji, палец вверх, смайлики, всякие галочки или звездочки, чтобы структурировать сообщение. 

Правило #6. Выдернуть гвозди

В конце дня или утром следующего дня я стараюсь проверить непрочитанные, пройтись по чатам этого дня, подумать, ничего ли не забыл, перенести что-то в список задач, кого-то еще дополнительно пингануть, напомнить о себе, потому что чатов, как я сказал в самом начале, у меня более 30 в день. Это только в Телеграме, не считая заархивированных. В этом информационном потоке нужно справляться, успевать, ничего не забывать, всем отвечать.

Если надо — переносить общение из чатов в другие каналы. Например, на созвон, на встречу, на живое общение, потому что есть вещи, которые не решаются в чате. Чат — это не панацея.

Расскажи в комментариях на Ютубе, как ты используешь чаты и мессенджеры.

Что ты думаешь правилах общения в мессенджерах, какие чат-боты ты используешь. Что тебя бесит, а что, наоборот, радует, что тебе написали именно так и о тебе позаботился отправитель.

Среди комментаторов мы разыграем вот эту классную термочашку, которая согреет зимой, охладит летом.

И если этот видео было тебе полезно, обязательно поставь лайк, если вдруг еще нет, подпишись, аналогично, если вдруг еще не подписан и поделись видео или выпуском с друзьями в соцсетях. 

Да и еще. Если тебе тема переписки, продуктивной переписки интересна, я тебе советую. Уже есть несколько книг на эту тему. Это «Правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Переписка 2.0» Саши Карепиной. Ее недавно перевыпустили. Вот она оказалась у меня на столе. Я захватил ее на запись.

До новых встреч.

Пока-пока.